The Parish Trust Hysbysiad Preifatrwydd

Diweddarwyd ddiwethaf: 3 Mai 2026
Yr adolygiad nesaf yn ddyledus: Mehefin 2027

Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn esbonio sut mae The Parish Trust yn casglu, defnyddio, storio a rhannu gwybodaeth bersonol. Mae'n berthnasol i'n gwefan gyhoeddus, ein ap Hwb, ein Hwb Cymorth, ein Hwb Gwirfoddolwyr, ein pyrth partner, ein digwyddiadau, ein prosiectau, ein gwasanaethau rhoddion a siopau, a gwaith beunyddiol yr elusen.

Rydym wedi ysgrifennu'r hysbysiad hwn mewn iaith plaen fel y gall defnyddwyr gwasanaeth, partneriaid atgyfeirio, gwirfoddolwyr, rhoddwyr, cefnogwyr, staff, ymddiriedolwyr, ymgeiswyr swyddi, ymwelwyr ac aelodau o'r cyhoedd ddeall beth rydym yn ei wneud gyda'u gwybodaeth a pham.

Mae'r hysbysiad hwn yn disodli ein Polisi Diogelu Data a Phreifatrwydd blaenorol.

1. Pwy ydym ni

The Parish Trust yn Sefydliad Corfforedig Elusennol Cofrestredig yng Nghymru a Lloegr, rhif elusen 1186996.

Mae ein gwaith elusennol yn cynnwys cymorth cymunedol, bwyd a chymorth ymarferol trwy'r CARE Project, cymorth babanod a mamolaeth trwy'r Baby Bank, gweithgareddau ieuenctid a phlant, gweithgareddau lles, cymorth profedigaeth, gwirfoddoli, codi arian, digwyddiadau, a defnyddio cyfleusterau cymunedol fel Trethomas Life Centre.

At ddibenion diogelu data, The Parish Trust yw'r rheolydd data ar gyfer y wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chasglu a'i defnyddio, oni bai ein bod yn dweud yn glir fel arall. Mae hyn yn golygu ein bod ni'n penderfynu pam a sut mae gwybodaeth bersonol yn cael ei defnyddio.

Manylion cyswllt

The Parish Trust
7 Cwrt y Gylchfan
Ystâd Ddiwydiannol Bedwas House
Cartref
Caerffili
CF83 8FS

Ffôn: 02921 880 212
E-bost: office@theparishtrust.org.uk

Os yw'ch ymholiad yn ymwneud â diogelu data, nodwch ef er sylw'r Prif Swyddog Gweithredol.

2. Beth mae'r hysbysiad hwn yn ei gwmpasu

Mae'r hysbysiad hwn yn cwmpasu gwybodaeth bersonol a brosesir trwy, neu mewn cysylltiad â:

• The Parish Trust wefan.
• The Parish Trust Hub app a systemau gweinyddu mewnol.
• Hwb Help, gan gynnwys ceisiadau CARE Project a Baby Bank, atgyfeiriadau, cofnodion cartrefi, cofnodion dosbarthu a chasglu, cyfrifon partner atgyfeirio, llifoedd gwaith stoc a phacio, codau QR, a chyfathrebiadau gwasanaeth-defnyddwyr.
• Hwb Gwirfoddolwyr, gan gynnwys ceisiadau gwirfoddolwyr, datganiadau diogelu, hyfforddiant, rotas, cloc amser, mewngofnodi ciosg, adolygiadau shifft, cofnodion presenoldeb, cydnabyddiaeth, hysbysiadau ap a chyfathrebu gwirfoddolwyr.
• Cofnodion rhoddwyr, codi arian, cymorth rhodd, siop, digwyddiadau, archebion, a chefnogaethwyr.
• Ein ffurflenni cyswllt, cofrestriadau cylchlythyr, arolygon, holiaduron a ffurflenni adborth.
• Recriwtio, cyflogaeth, ymddiriedolwr, contractwr a gweinyddu cyflenwyr.
• Diogelu, rheoli digwyddiadau, cwynion, cofnodion iechyd a diogelwch, yswiriant, cyfreithiol, rheoleiddio a llywodraethu.

3. Gwybodaeth bersonol a gasglwn

Mae'r wybodaeth a gasglwn yn dibynnu ar eich perthynas â ni.

3.1 Gwybodaeth gyswllt gyffredinol, gwefan ac ymholiadau

Efallai y byddwn yn casglu:

• Enw.
• Cyfeiriad e-bost.
• Rhif ffôn.
• Cyfeiriad post.
• Enw'r sefydliad a'r rôl, lle bo'n berthnasol.
• Cynnwys y neges a manylion yr ymholiad.
• Hoffterau cyfathrebu.
• Gwefan, dyfais, porwr, cyfeiriad IP a gwybodaeth cwcis.

3.2 Defnyddwyr gwasanaeth ac aelwydydd

Os gofynnwch am gymorth gan y CARE Project, Baby Bank, cymorth profedigaeth, cymorth lles, cymorth ymarferol, cymorth data, neu brosiect arall, efallai y byddwn yn casglu:

• Enw a manylion cyswllt.
• Cyfeiriad a chod post.
• Maint yr aelwyd a chyfansoddiad yr aelwyd.
• Ystod oedran neu ddyddiad geni, lle bo angen.
• Manylion oedolion, plant, beichiogrwydd, babanod neu blant ifanc, lle bo'n berthnasol i'r cymorth y gofynnwyd amdano.
• Rhifau atgyfeirio, rhifau cymorth cartref, rhifau tocynnau Baby Bank a chyfeirnodau achos eraill.
• Manylion ceisiadau blaenorol, atgyfeiriadau, cyfyngiadau, sancsiynau, ataliadau neu bryderon diogelu.
• Dewisiadau dosbarthu neu gasglu.
• Nodiadau am fynediad, cyfeiriadau anodd dod o hyd iddynt, trefniadau casglu, neu faterion dosbarthu.
• Dewisiadau bwyd, anghenion dietegol, gwybodaeth am alergedd ac anghenion hanfodol nad ydynt yn fwyd.
• Meintiau dillad, anghenion eitemau babanod, anghenion eitemau mamolaeth, ac anghenion offer cartref.
• Rhesymau dros ofyn am gymorth, megis dyled, newidiadau budd-daliadau, profedigaeth, cam-drin domestig, salwch, anabledd, iechyd meddwl gwael, dim defnyddio arian cyhoeddus, diweithdra neu amgylchiadau eraill.
• Nodiadau achos, nodiadau dilynol, cyfathrebiadau a chanlyniadau.
• Ymatebion holiadur, ymatebion i'r arolwg ac adborth.

Rydym ond yn gofyn am wybodaeth yr ydym yn credu sydd ei hangen i asesu cymhwysedd, darparu cymorth priodol, cadw pobl yn ddiogel, gwella gwasanaethau, adrodd yn gyfrifol i gyllidwyr, a chadw cofnodion priodol.

3.3 Partneriaid atgyfeirio ac atgyfeirwyr proffesiynol

Os ydych chi'n cyfeirio rhywun atom, neu os ydych wedi'ch cofrestru fel partner atgyfeirio, efallai y byddwn yn casglu:

• Eich enw, cyfeiriad e-bost gwaith a rhif ffôn.
• Teitl swydd neu rôl.
• Enw'r sefydliad, adran a math o sefydliad.
• Cyfeiriad gwaith a gwefan, lle bo hynny'n berthnasol.
• Manylion mewngofnodi cyfrif a chaniatâd yn ein porth partner.
• Cofnodion o atgyfeiriadau rydych chi'n eu gwneud.
• Tystiolaeth eich bod wedi cael dealltwriaeth, awdurdod neu ganiatâd y defnyddiwr gwasanaeth lle bo angen.
• Cyfathrebu rhyngoch chi a ni.
• Logiau archwilio sy'n dangos pryd y cafodd atgyfeiriadau eu creu, eu gweld, eu diweddaru neu eu rheoli.

Pan fydd partneriaid atgyfeirio yn darparu gwybodaeth am ddefnyddwyr gwasanaeth, rhaid iddynt sicrhau bod y wybodaeth yn gywir, yn angenrheidiol, wedi'i rhannu'n gyfreithlon, a bod y defnyddiwr gwasanaeth wedi cael gwybodaeth breifatrwydd briodol.

3.4 Gwirfoddolwyr

Os byddwch yn gwneud cais i wirfoddoli, neu wirfoddoli gyda ni, efallai y byddwn yn casglu:

• Enw a manylion cyswllt.
• Cyfeiriad a chod post.
• Dyddiad geni neu gadarnhad oedran.
• Manylion cyswllt brys.
• Manylion rhieni neu warcheidwad ar gyfer gwirfoddolwyr dan 18 oed.
• Dewisiadau rôl, argaeledd, diddordebau a sgiliau prosiect.
• Ymatebion cais a nodiadau cyfweliad.
• Cyfeiriadau, lle bo angen.
• Diogelu hunan-ddatganiadau.
• DBS neu wybodaeth gwirio cofnod troseddol, lle bo'n briodol ar gyfer y rôl.
• Cofnodion hyfforddi a chadarnhad polisi.
• Rotas, hawlio shifftiau, cofnodion presenoldeb, mewngofnodi ciosg a chofnodion cloc amser.
• Ymatebion adolygu shifft a nodiadau goruchwyliwr.
• Statws gwirfoddolwr, cydnabyddiaeth, gwobrau, oriau a chofnodion Credyd Amser Tempo.
• Manylion dyfais ap sydd eu hangen ar gyfer hysbysiadau gwthio, pan alluogwyd.
• Cofnodion digwyddiadau, ymddygiad, gallu, diogelu neu gyfyngiadau, lle bo'n berthnasol.

3.5 Rhoddwyr, codwyr arian, cefnogwyr a defnyddwyr siopau

Efallai y byddwn yn casglu:

• Enw a manylion cyswllt.
• Hanes rhoddion a gweithgarwch codi arian.
• Datganiadau Cymorth Rhodd a gwybodaeth sy'n gysylltiedig â threth.
• Cyfeiriadau talu a chofnodion trafodion.
• Archebion siop, archebu digwyddiadau, manylion dosbarthu a manylion cyfrif.
• Hoffterau cefnogwyr a hoffterau cyfathrebu.
• Nodiadau o sgyrsiau neu addewidion.

Nid ydym fel arfer yn storio manylion cerdyn llawn. Mae taliadau cerdyn yn cael eu trin gan ddarparwyr talu.

3.6 Mynychwyr y digwyddiad, cyfranogwyr y cwrs a defnyddwyr cyfleusterau

Efallai y byddwn yn casglu:

• Enw a manylion cyswllt.
• Gwybodaeth archebu.
• Cofnodion presenoldeb.
• Cofnodion talu, lle bo'n berthnasol.
• Mynediad, gwybodaeth dietegol, alergedd, iechyd, bugeiliol neu ddiogelu, lle bo angen ar gyfer y digwyddiad neu'r gweithgaredd.
• Manylion cyswllt brys ar gyfer rhai gweithgareddau.
• Ffotograffau neu ddewisiadau caniatâd y cyfryngau, lle bo hynny'n berthnasol.

3.7 Plant a phobl ifanc

Pan fyddwn yn gweithio gyda phlant a phobl ifanc, efallai y byddwn yn casglu:

• Enw'r plentyn, oedran, dyddiad geni neu flwyddyn ysgol.
• Manylion rhieni, gwarcheidwaid neu ofalwyr.
• Manylion cyswllt brys.
• Meddygol, alergedd, dieteg, anghenion dysgu ychwanegol neu wybodaeth hygyrchedd.
• Cofnodion presenoldeb.
• Ffurflenni cydsynio.
• Nodiadau diogelu, digwyddiad neu les.
• Ffotograffau, fideo neu ganiatâd cyfryngau, lle rhoddwyd caniatâd.

Rydym yn cymryd gofal ychwanegol wrth brosesu gwybodaeth plant. Rydym yn casglu'r hyn sy'n angenrheidiol yn unig, yn cyfyngu mynediad i'r rhai sydd ei angen, ac yn defnyddio'r wybodaeth at y dibenion a esboniwyd ar adeg casglu.

3.8 Staff, ymddiriedolwyr, ymgeiswyr swyddi, contractwyr a chyflenwyr

Efallai y byddwn yn casglu gwybodaeth sydd ei hangen ar gyfer recriwtio, cyflogaeth, llywodraethu a gweinyddu, gan gynnwys:

• Enw a manylion cyswllt.
• Ffurflenni cais, CVs, llythyrau effeithiol a nodiadau cyfweliad.
• Hanes cyflogaeth, cymwysterau, geirdaon a gwybodaeth am yr hawl i weithio.
• Manylion cyflogres, pensiwn, treth a banc.
• Cofnodion absenoldeb, salwch, perfformiad, gwerthuso a hyfforddiant.
• Cofnodion diogelu, DBS, disgyblu neu gwynion, lle bo'n berthnasol.
• Cofnodion cymhwysedd a llywodraethu ymddiriedolwyr.
• Contractau cyflenwyr, anfonebau, yswiriant a manylion talu.

Gall gwybodaeth staff, ymddiriedolwyr ac ymgeiswyr hefyd gael ei gwmpasu gan hysbysiadau preifatrwydd staff, recriwtio neu ymddiriedolwyr ar wahân lle bo hynny'n briodol.

4. Data categori arbennig a gwybodaeth sensitif

Mae rhywfaint o'r wybodaeth rydyn ni'n ei brosesu yn fwy sensitif. Gall hyn gynnwys gwybodaeth am:

• Iechyd, anabledd, salwch, iechyd meddwl, alergeddau neu anghenion dietegol.
• Beichiogrwydd, mamolaeth neu amgylchiadau teuluol.
• Cred grefyddol neu athronyddol, lle bo'n berthnasol i'n gwaith elusennol neu fugeiliol.
• Tarddiad hiliol neu ethnig, pan gasglwyd ar gyfer monitro neu adrodd cydraddoldeb.
• Diogelu, cam-drin domestig, bregusrwydd, tlodi, dyled, profedigaeth, tai neu amgylchiadau cymdeithasol.
• Euogfarnau troseddol, rhybuddion, honiadau, gwiriadau DBS neu hunan-ddatganiadau diogelu.

Rydym ond yn prosesu'r math hwn o wybodaeth lle mae'n angenrheidiol a lle mae gennym y ddau:

1. Sail gyfreithlon o dan Erthygl 6 GDPR y DU; ac
2. Amod categori arbennig o dan Erthygl 9 GDPR y DU, neu amod priodol ar gyfer data troseddau troseddol o dan Ddeddf Diogelu Data 2018.

Gall hyn gynnwys prosesu oherwydd ei fod yn angenrheidiol ar gyfer diogelu, darparu cymorth i bobl mewn angen, cynnal gwiriadau cyflogaeth neu wirfoddolwyr, bodloni rhwymedigaethau cyfreithiol, diogelu buddiannau hanfodol, cynnal ein gweithgareddau elusennol nid-er-elw, neu gyda chaniatâd penodol lle mai dyna'r sail fwyaf priodol.

Byddwn yn trin gwybodaeth sensitif gyda gofal arbennig a byddwn yn cyfyngu mynediad i'r rhai sydd angen ei gweld.

5. Pam rydym yn defnyddio gwybodaeth bersonol

Rydym yn defnyddio gwybodaeth bersonol at y dibenion canlynol.

5.1 Darparu cymorth a gwasanaethau elusennol

Mae hyn yn cynnwys:

• Asesu cymhwysedd ar gyfer CARE Project, Baby Bank a chymorth arall.
• Creu a rheoli cofnodion defnyddwyr gwasanaeth, cartrefi, atgyfeirio a cheisiadau.
• Trefnu parseli bwyd, eitemau babanod, cymorth ymarferol, casgliadau, danfoniadau a dilynol.
• Rheoli cyfyngiadau, sancsiynau, ataliadau, ceisiadau ailadroddus a hanes gwasanaeth.
• Paru pobl â chymorth, staff neu wirfoddolwyr priodol.
• Ymateb i ymholiadau, ceisiadau cymorth ac atgyfeiriadau.
• Cofnodi canlyniadau ac adborth.

5.2 Rheoli perthnasoedd partner atgyfeirio

Mae hyn yn cynnwys:

• Cofrestru sefydliadau partner a defnyddwyr.
• Cymeradwyo mynediad partner.
• Caniatâd partner rheoli.
• Prosesu atgyfeiriadau a wneir gan weithwyr proffesiynol neu sefydliadau partner.
• Cadarnhau bod defnyddwyr gwasanaeth yn deall sut y bydd eu gwybodaeth yn cael ei defnyddio.
• Monitro ansawdd atgyfeirio, camddefnydd, diogelu a chymhwysedd.

5.3 Rheoli gwirfoddoli

Mae hyn yn cynnwys:

• Prosesu ceisiadau gwirfoddolwyr.
• Asesu addasrwydd ar gyfer rolau.
• Cwblhau gwiriadau diogelu.
• Rheoli hyfforddiant, rotas, hawlio shifft, mewngofnodi ciosg a chofnodion cloc amser.
• Anfon negeseuon atgoffa shifft, diweddariadau, adolygiadau a negeseuon adnabod.
• Rheoli ymddygiad gwirfoddolwyr, digwyddiadau, pryderon neu gyfyngiadau.
• Cadw cofnodion priodol o oriau a gweithgarwch gwirfoddolwyr.

5.4 Cadw pobl yn ddiogel

Mae hyn yn cynnwys:

• Diogelu plant, pobl ifanc ac oedolion mewn perygl.
• Cofnodi a rheoli pryderon diogelu.
• Rhannu gwybodaeth gydag asiantaethau statudol neu sefydliadau eraill lle bo hynny'n angenrheidiol ac yn gyfreithlon.
• Rheoli digwyddiadau, damweiniau, cwynion, asesiadau risg a materion iechyd a diogelwch.
• Sicrhau bod staff, ymddiriedolwyr a gwirfoddolwyr yn addas ar gyfer eu rolau.
• Atal, canfod neu ymateb i gamdriniaeth, twyll, trosedd neu gamymddwyn difrifol.

5.5 Rheoli rhoddion, codi arian, archebion siop a Chymorth Rhodd

Mae hyn yn cynnwys:

• Prosesu rhoddion a datganiadau Cymorth Rhodd.
• Cadw cofnodion ariannol a chyfrifyddu.
• Rheoli perthnasoedd rhoddwyr a chyfathrebu cefnogwyr.
• Prosesu archebion siopau, archebu digwyddiadau ac archebion cyfleusterau.
• Bodloni gofynion cyfreithiol, treth, archwilio ac elusennau.

5.6 Cyfathrebu â phobl

Mae hyn yn cynnwys:

• Ymateb i ymholiadau.
• Anfon diweddariadau gwasanaeth, manylion apwyntiad, gwybodaeth dosbarthu neu gasglu.
• Anfon rota, hyfforddiant, shifft neu ddiweddariadau polisi i wirfoddolwyr.
• Anfon porth partner a diweddariadau atgyfeirio.
• Anfon cylchlythyrau, diweddariadau codi arian neu gyfathrebiadau marchnata lle caniateir.
• Anfon negeseuon diogelwch, diogelu, gweithredol neu wasanaeth brys.

5.7 I redeg a gwella ein systemau

Mae hyn yn cynnwys:

• Gweithredu ein gwefan, ap Hwb, Hwb Cymorth, Hwb Gwirfoddolwyr a systemau mewnol.
• Rheoli cyfrifon, cyfrineiriau, caniatâd, logiau archwilio a diogelwch.
• Datrys problemau, profi, copïau wrth gefn a gwelliannau system.
• Atal mynediad anawdurdodedig, camddefnydd, twyll neu ddigwyddiadau diogelwch.
• Cynhyrchu adroddiadau dienw neu agregedig am ein gwaith.

5.8 I fodloni rhwymedigaethau cyfreithiol, rheoleiddiol a llywodraethu

Mae hyn yn cynnwys:

• Llywodraethu elusennau.
• Cyfrifyddu ac archwilio ariannol.
• Cyfraith cyflogaeth a phensiynau.
• Iechyd a diogelwch.
• Rhwymedigaethau diogelu.
• Yswiriant, hawliadau cyfreithiol a chwynion.
• Adrodd i gyllidwyr, rheoleiddwyr ac awdurdodau cyhoeddus lle bo angen.

6. Ein seiliau cyfreithlon ar gyfer defnyddio gwybodaeth bersonol

Rydym yn dibynnu ar wahanol seiliau cyfreithiol yn dibynnu ar y diben.

Lle rydyn ni'n dibynnu arno buddiannau cyfreithlon, mae ein diddordebau'n cynnwys rhedeg yr elusen yn briodol, darparu gwasanaethau, diogelu pobl, atal camddefnydd, cadw cofnodion cywir, gwella ein gwaith, diogelu ein systemau, a chyflawni ein dibenion elusennol. Rydym yn ystyried yr effaith ar unigolion a dim ond yn dibynnu ar y sail hon lle nad yw ein buddiannau yn cael eu diystyru gan hawliau a rhyddid yr unigolyn.

Lle rydyn ni'n dibynnu arno buddiannau cyfreithlon cydnabyddedig, gall hyn gynnwys diogelu pobl agored i niwed, ymateb i argyfyngau, atal neu ymchwilio i droseddu, neu rannu gwybodaeth gydag awdurdod cyhoeddus neu sefydliad sydd angen y wybodaeth ar gyfer ei dasg neu swyddogaeth gyhoeddus.

Lle rydyn ni'n dibynnu arno cydsyniad, gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg. Ni fydd cydsyniad yn ôl yn effeithio ar unrhyw beth yr ydym eisoes wedi'i wneud yn gyfreithlon cyn i'r caniatâd gael ei dynnu'n ôl. Mewn rhai sefyllfaoedd, efallai y bydd angen i ni gadw neu ddefnyddio rhywfaint o wybodaeth o dan sail gyfreithlon arall, er enghraifft dibenion diogelu, cyfreithiol, cyllid, cwynion, archwilio neu hanes gwasanaeth.

7. Pan fyddwn yn derbyn gwybodaeth gan rywun arall

Weithiau rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol gan rywun heblaw'r person y mae'n ymwneud ag ef. Gall hyn gynnwys gwybodaeth gan:

• Partneriaid atgyfeirio.
• Ysgolion, ymwelwyr iechyd, gwasanaethau cymdeithasol, cymdeithasau tai, eglwysi, elusennau, asiantaethau cyngor, gwasanaethau brys neu sefydliadau cymorth eraill.
• Rhieni, gwarcheidwaid, gofalwyr neu aelodau o'r teulu.
• Staff, gwirfoddolwyr, ymddiriedolwyr neu ddefnyddwyr gwasanaeth.
• Awdurdodau cyhoeddus, rheoleiddwyr neu asiantaethau diogelu.
• Ffurflenni ar-lein, cyfrifon ap, cwcis, dadansoddeg ac offer diogelwch.

Pan fyddwn yn derbyn gwybodaeth yn anuniongyrchol, byddwn yn darparu gwybodaeth preifatrwydd cyn gynted ag y bo modd, oni bai bod eithriad yn berthnasol neu y byddai'n anghymesur, yn amhosibl, neu a fyddai'n amharu'n ddifrifol ar ddiben y prosesu, megis mewn rhai sefyllfaoedd diogelu.

8. Gyda phwy rydyn ni'n rhannu gwybodaeth bersonol

Nid ydym yn gwerthu gwybodaeth bersonol.

Rydym yn rhannu gwybodaeth bersonol dim ond lle mae rheswm priodol dros wneud hynny. Yn dibynnu ar y sefyllfa, gallwn rannu gwybodaeth gyda:

• Staff awdurdodedig, ymddiriedolwyr a gwirfoddolwyr o fewn The Parish Trust.
• Partneriaid atgyfeirio a chyfeiriwyr proffesiynol, lle bo angen ar gyfer y cymorth sy'n cael ei ddarparu.
• Gyrwyr dosbarthu, gwirfoddolwyr casglu a thimau pacio, ond dim ond gyda gwybodaeth sydd ei hangen ar gyfer eu rôl.
• Asiantaethau diogelu, awdurdodau lleol, yr heddlu, y gwasanaethau brys, gweithwyr iechyd proffesiynol, ysgolion, gwasanaethau cymdeithasol neu gyrff statudol eraill lle bo hynny'n angenrheidiol ac yn gyfreithlon.
• Cyllidwyr a gwneuthurwyr grantiau, fel arfer yn defnyddio data dienw neu agregedig oni bai bod data personol yn wirioneddol ofynnol ac yn gyfreithlon.
• Proseswyr taliadau, banciau a systemau Cymorth Rhodd/CThEM.
• Gwefan, ap Hwb, cynnal, cronfa ddata, e-bost, neges destun, hysbysiad gwthio, copi wrth gefn, diogelwch, dadansoddeg, cyfrifyddu, rhoddion, archebu, siop, ffurflen a darparwyr cymorth technegol.
• Darparwyr SMS, gan gynnwys Twilio a BulkSMS, lle rydym yn anfon negeseuon testun gwasanaeth, gweithredol, diogelwch neu negeseuon testun cyfreithlon eraill.
• Cynghorwyr proffesiynol, archwilwyr, yswirwyr, cynghorwyr cyfreithiol a chyfrifwyr.
• Rheoleiddwyr, llysoedd, tribiwnlysoedd neu awdurdodau cyhoeddus lle sy'n ofynnol neu a ganiateir gan y gyfraith.

Rydym yn cyfyngu'r hyn rydyn ni'n ei rannu i'r hyn sy'n angenrheidiol i'r diben. Efallai y byddwn yn defnyddio gwahanol gyflenwyr o bryd i'w gilydd, felly mae'r hysbysiad hwn yn disgrifio'r prif gategorïau o ddarparwyr yn hytrach nag enwi pob cyflenwr unigol.

9. Partneriaid atgyfeirio a chaniatâd ar ran defnyddwyr gwasanaeth

Rhaid i bartneriaid atgyfeirio gyflwyno atgyfeiriad dim ond lle mae ganddynt sail gyfreithlon dros wneud hynny a lle mae'r defnyddiwr gwasanaeth yn deall y bydd eu gwybodaeth yn cael ei rhannu gyda The Parish Trust.

Mewn llawer o achosion, bydd disgwyl i'r partner atgyfeirio gadarnhau bod y defnyddiwr gwasanaeth:

• Yn gwybod bod atgyfeiriad yn cael ei wneud.
• Deall pa wybodaeth sy'n cael ei rhannu.
• Yn deall y bydd The Parish Trust yn defnyddio'r wybodaeth i asesu cymhwysedd, darparu cefnogaeth, cadw cofnodion, cysylltu â nhw, a rheoli pryderon diogelu neu wasanaeth.
• Wedi cael mynediad i'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn, neu wedi cael esboniad i'r wybodaeth bwysig iddynt mewn ffordd hygyrch.

Efallai y byddwn yn gwrthod, ymholi neu oedi atgyfeiriad os yw'r wybodaeth a ddarperir yn anghyflawn, aneglur, anniogel, amhriodol, neu nad yw'n dangos bod y defnyddiwr gwasanaeth wedi'i hysbysu'n briodol.

10. Diogelu, lles a phryderon difrifol

Weithiau efallai y bydd angen i ni ddefnyddio neu rannu gwybodaeth bersonol heb ganiatâd. Gall hyn ddigwydd lle credwn ei bod yn angenrheidiol:

• Amddiffyn plentyn, person ifanc neu oedolyn mewn perygl.
• Ymateb i gam-drin domestig, esgeulustod, ecsbloetio, gorfodaeth neu bryderon lles difrifol.
• Amddiffyn bywyd neu ddiogelwch corfforol rhywun.
• Atal neu ganfod troseddu.
• Cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol.
• Cydweithredu ag ymchwiliad diogelu statudol.
• Diogelu staff, gwirfoddolwyr, defnyddwyr gwasanaeth, ymwelwyr neu aelodau o'r cyhoedd.

Byddwn yn ystyried pob sefyllfa yn ofalus a dim ond yr hyn sy'n angenrheidiol ac yn gymesur.

11. Cyfyngiadau, sancsiynau, ataliadau a hanes gwasanaeth

The Parish Trust efallai y bydd angen i chi gadw cofnodion am fynediad gwasanaeth, cymhwysedd, cyfyngiadau, sancsiynau, ataliadau, materion ymddygiad, pryderon diogelu, pryderon cyflenwi, atal twyll, camddefnydd, bygythiadau, camdriniaeth, neu risgiau eraill.

Mae'r cofnodion hyn yn ein helpu:

• Cadw pobl yn ddiogel.
• Gwnewch benderfyniadau teg a chyson.
• Deall hanes cyswllt a chymorth blaenorol.
• Osgoi ailasesu'r un risg dro ar ôl tro heb gyd-destun.
• Diogelu staff, gwirfoddolwyr, defnyddwyr gwasanaeth a sefydliadau partner.
• Atal camddefnyddio adnoddau elusennol.
• Dangos pam y gwnaethpwyd penderfyniadau.

Oherwydd efallai y bydd angen y cofnodion hyn at ddibenion diogelu, cyfreithiol, archwilio, yswiriant, trin cwynion neu reoli risg, efallai na fyddwn bob amser yn gallu eu dileu ar unwaith os bydd rhywun yn gofyn i ni wneud hynny. Byddwn yn ystyried pob cais yn ofalus ac yn esbonio ein penderfyniad.

12. Gwybodaeth ap, gwefan a system

Pan fyddwch chi'n defnyddio ein gwefan, ap Hwb, Hwb Cymorth, Hwb Gwirfoddolwyr, pyrth partner neu systemau cysylltiedig, efallai y byddwn yn casglu gwybodaeth dechnegol fel:

• Cyfeiriad IP.
• Math o ddyfais, math o borwr a system weithredu.
• Amseroedd mewngofnodi, logiau mynediad a chofnodion archwilio.
• Tudalennau yr ymwelwyd â nhw a'r camau a gymerwyd.
• Cofnodion gwallau a chofnodion diogelwch.
• Tocynnau dyfais ap ar gyfer hysbysiadau gwthio, pan alluogir.
• Cwcis a thechnolegau tebyg.

Rydym yn defnyddio'r wybodaeth hon i gadw systemau'n ddiogel, cynnal cyfrifon defnyddwyr, atal camddefnydd, datrys diffygion, gwella gwasanaethau a darparu hysbysiadau perthnasol.

13. Cwcis a thechnolegau tebyg

Gall ein gwefan a'n systemau ar-lein ddefnyddio cwcis a thechnolegau tebyg.

Gellir defnyddio cwcis ar gyfer:

• Swyddogaethau gwefan a chyfrif hanfodol.
• Diogelwch ac atal twyll.
• Cofio dewisiadau, megis dewisiadau iaith neu gwcis.
• Dadansoddeg a monitro perfformiad.
• Cynnwys wedi'i fewnosod, fel fideos neu gynnwys cyfryngau cymdeithasol.
• Swyddogaethau siop, basged, talu, rhoddion neu dalu.

Pan fo cwcis yn hanfodol, gellir eu defnyddio heb ganiatâd oherwydd na all y wefan neu'r gwasanaeth weithredu'n iawn hebddyn nhw. Ar gyfer cwcis nad ydynt yn hanfodol, fel cwcis dadansoddeg neu farchnata, byddwn yn gofyn am ganiatâd lle bo angen.

Fel arfer, gallwch reoli cwcis trwy osodiadau eich porwr ac, lle bo hynny ar gael, trwy'r rheolaethau cwcis ar ein gwefan.

14. E-bost, negeseuon testun a hysbysiadau gwthio

Efallai y byddwn yn cysylltu â chi drwy e-bost, ffôn, neges destun, llythyr, hysbysiad ap neu neges porth.

Gall negeseuon gwasanaeth gynnwys:

• Cadarnhau cais, atgyfeiriad neu archeb.
• Diweddariadau dosbarthu neu gasglu.
• Diweddariadau rota, shifft, hyfforddiant neu bolisi gwirfoddolwyr.
• Porth partner a diweddariadau atgyfeirio.
• Diogelwch, diogelu neu ddiweddariadau gweithredol.
• Cyfrif, cyfrinair neu negeseuon diogelwch.

Bydd negeseuon marchnata neu godi arian yn cael eu hanfon dim ond lle mae gennym sail gyfreithlon i wneud hynny. Mewn llawer o achosion bydd hyn yn gydsyniad. Gallwch ddad-danysgrifio o negeseuon e-bost marchnata neu ofyn i ni roi'r gorau i anfon cyfathrebiadau marchnata.

Nid yw optio allan o farchnata yn ein hatal rhag anfon negeseuon gwasanaeth, diogelu, cyfreithiol, diogelwch neu weithredol angenrheidiol.

15. Ffotograffau, fideo a chyfryngau

Efallai y byddwn yn tynnu lluniau neu fideo mewn gweithgareddau, digwyddiadau neu brosiectau.

Pan fo delweddau yn adnabod unigolion, byddwn yn defnyddio sail gyfreithlon dros wneud hynny. Ar gyfer plant, pobl ifanc, defnyddwyr gwasanaeth, gwirfoddolwyr neu gyd-destunau sensitif, byddwn fel arfer yn gofyn am ganiatâd cyn defnyddio delweddau adnabyddadwy ar gyfer cyhoeddusrwydd.

Gallwch dynnu caniatâd yn ôl ar gyfer defnydd o ddelweddau yn y dyfodol. Fodd bynnag, efallai na fyddwn bob amser yn gallu tynnu delweddau sydd eisoes wedi'u hargraffu, eu cyhoeddi, eu rhannu, eu harchifo, neu eu defnyddio mewn deunyddiau sydd eisoes mewn cylchrediad.

16. Gwneud penderfyniadau awtomataidd

Nid ydym yn gwneud penderfyniadau sy'n cael effeithiau cyfreithiol neu debyg arwyddocaol ar unigolion trwy ddulliau awtomataidd yn unig.

Gall ein systemau ddefnyddio rheolau i gefnogi gweinyddiaeth, megis cyfrifo dyddiadau dod i ben atgyfeirio, dangos a yw cais yn ymddangos yn gymwys, fflagio aelwydydd dyblyg, gwirio terfynau ceisiadau blynyddol, nodi casgliadau hwyr, blaenoriaethu parseli oedi, neu ddangos argaeledd rota. Mae'r rheolau hyn yn cefnogi penderfyniadau staff a gwirfoddolwyr, ond gall person priodol adolygu penderfyniadau pwysig.

17. Pa mor hir rydyn ni'n cadw gwybodaeth

Rydym ond yn cadw gwybodaeth bersonol cyhyd ag sy'n angenrheidiol at y diben y casglwyd, gan gynnwys rhesymau cyfreithiol, diogelu, cyllid, archwilio, yswiriant, trin cwynion a llywodraethu elusennau.

Mae'r tabl canlynol yn rhoi cyfnodau canllaw cyffredinol. Efallai y bydd rhai cofnodion yn cael eu cadw'n hirach neu'n fyrrach yn dibynnu ar y sefyllfa.

Pan nad oes angen gwybodaeth mwyach, byddwn yn ei dileu, yn ei dienw, yn ei harchifo'n ddiogel, neu'n cyfyngu ar fynediad iddi fel y bo'n briodol.

18. Sut rydym yn diogelu gwybodaeth bersonol

Rydym yn defnyddio mesurau sefydliadol a thechnegol i ddiogelu gwybodaeth bersonol. Gall y rhain gynnwys:

• Caniatâd mynediad yn seiliedig ar rôl.
• Diogelu cyfrinair a rheolaethau cyfrifon.
• Logiau archwilio.
• Cynnal a chopïau wrth gefn diogel.
• Disgwyliadau cyfrinachedd staff a gwirfoddolwyr.
• Gweithdrefnau diogelu.
• Hyfforddiant ac arweiniad mewnol.
• Mynediad cyfyngedig i gofnodion sensitif.
• Dileu neu archifo lle bo hynny'n briodol.
• Adolygu hawliau mynediad pan fydd rolau'n newid.

Ni ellir gwarantu bod unrhyw system yn gwbl ddiogel, ond rydym yn gweithio i ddiogelu'r wybodaeth sydd gennym ac yn ymateb yn brydlon i bryderon diogelwch.

19. Trosglwyddiadau rhyngwladol

Bwriedir i'r rhan fwyaf o'n gwybodaeth gael ei storio a'i defnyddio yn y DU neu'r DU/Ardal Economaidd Ewrop.

Gall rhai darparwyr technoleg brosesu gwybodaeth y tu allan i'r DU neu'r AEE, er enghraifft cwmwl, e-bost, ap, talu, dadansoddeg neu ddarparwyr cymorth. Pan fydd hyn yn digwydd, byddwn yn cymryd camau i sicrhau bod mesurau diogelu priodol ar waith, megis rheoliadau digonolrwydd, cymalau cytundebol safonol, Cytundeb Trosglwyddo Data Rhyngwladol y DU, neu fecanweithiau trosglwyddo cyfreithlon eraill.

20. Eich hawliau

Mae gennych hawliau o dan y gyfraith diogelu data. Yn dibynnu ar y sefyllfa, gall y rhain gynnwys:

• Yr hawl i gael gwybod am sut mae eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio.
• Yr hawl i gael mynediad at eich gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i gywiro gwybodaeth anghywir.
• Yr hawl i gael gwybodaeth wedi'i dileu mewn rhai amgylchiadau.
• Yr hawl i gyfyngu ar brosesu mewn rhai amgylchiadau.
• Yr hawl i wrthwynebu prosesu mewn amgylchiadau penodol.
• Yr hawl i gludadwyedd data mewn amgylchiadau penodol.
• Yr hawl i dynnu cydsyniad yn ôl pan fyddwn yn dibynnu ar gydsyniad.
• Hawliau sy'n ymwneud â gwneud penderfyniadau awtomataidd, lle bo'n berthnasol.
• Yr hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Nid yw'r hawliau hyn yn absoliwt. Er enghraifft, efallai y bydd angen i ni gadw gwybodaeth ar gyfer rhesymau diogelu, cyfreithiol, cyllid, archwilio, trin cwynion, yswiriant, hanes gwasanaeth neu reoleiddio.

21. Gofyn i weld, cywiro neu ddileu eich gwybodaeth

Gallwch wneud cais am hawliau data drwy gysylltu â ni gan ddefnyddio'r manylion yn yr hysbysiad hwn.

Efallai y byddwch yn gofyn i ni:

• Dywedwch wrthych pa wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi.
• Darparu copi o'ch gwybodaeth bersonol.
• Cywiro gwybodaeth anghywir.
• Dileu gwybodaeth lle nad oes rheswm cyfreithlon i ni ei chadw mwyach.
• Cyfyngu ar sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth.
• Gwrthwynebu sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth.
• Stopiwch anfon cyfathrebiadau marchnata.

Efallai y bydd angen i ni gadarnhau eich hunaniaeth cyn ymateb. Byddwn fel arfer yn ymateb o fewn mis, er y gall ceisiadau cymhleth gymryd mwy o amser fel y caniateir gan y gyfraith.

Os na allwn wneud yr hyn rydych chi'n gofyn, neu os gallwn wneud dim ond rhan ohono, byddwn yn esbonio pam.

22. Ceisiadau i ddileu gwybodaeth

Gallwch ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol. Byddwn yn ystyried y cais yn ofalus.

Fel arfer, byddwn yn dileu gwybodaeth lle:

• Nid oes ei angen arnom mwyach.
• Rydym yn dibynnu ar gydsyniad ac rydych chi'n tynnu'r cydsyniad hwnnw yn ôl.
• Nid oes rheswm cyfreithiol, diogelu, cyllid, archwilio, cwyn, yswiriant neu weithredol dros ei gadw.

Efallai y byddwn yn gwrthod dileu neu wrthod dileu'n rhannol pan fo angen i ni gadw gwybodaeth am resymau fel:

• Diogelu plant, oedolion mewn perygl, staff, gwirfoddolwyr, defnyddwyr gwasanaeth neu'r cyhoedd.
• Cofnodi cyfyngiadau, sancsiynau, digwyddiadau difrifol neu hanes gwasanaeth.
• Atal twyll, camddefnydd, cam-drin neu ymddygiad anniogel dro ar ôl tro.
• Ymateb i gwynion, hawliadau, anghydfodau neu ymholiadau rheoleiddiol.
• Bodloni rhwymedigaethau cyfreithiol, elusennol, cyllid, treth, cyflogaeth, iechyd a diogelwch neu yswiriant.
• Cadw cofnod atal lleiaf fel nad ydym yn cysylltu â chi eto ar gyfer marchnata.

Lle bo'n bosibl, efallai y byddwn yn cyfyngu ar fynediad, dienw gwybodaeth, neu ddileu rhannau o gofnod yn hytrach na chadw popeth.

23. Cwynion

Os ydych chi'n poeni am sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni yn gyntaf fel y gallwn geisio datrys y broblem.

Gallwch gysylltu â ni yn:

The Parish Trust
7 Cwrt y Gylchfan
Ystâd Ddiwydiannol Bedwas House
Cartref
Caerffili
CF83 8FS

Ffôn: 02921 880 212
E-bost: office@theparishtrust.org.uk

Mae gennych hefyd yr hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, rheoleiddiwr y DU ar gyfer diogelu data.

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Tŷ Wycliffe
Lôn y Dŵr
Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113

24. Newidiadau i'r hysbysiad hwn

Byddwn yn adolygu'r hysbysiad hwn yn rheolaidd ac yn ei ddiweddaru pan fydd ein gwasanaethau, systemau, rhwymedigaethau cyfreithiol neu brosesu data yn newid.

Os ydym yn gwneud newidiadau sylweddol, byddwn yn cymryd camau rhesymol i'w dwyn i sylw'r bobl yr effeithir arnynt, er enghraifft trwy ein gwefan, ap Hwb, hysbysiadau e-bost, hysbysiadau porth, neu eiriad ffurflen wedi'i ddiweddaru.

25. Geiriad byr ar gyfer ffurflenni

Gellir defnyddio'r geiriad byr canlynol ar ffurflenni, tudalennau cofrestru a sgriniau apiau:

Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth
The Parish Trust yn defnyddio'r wybodaeth rydych chi'n ei darparu i brosesu eich cais, atgyfeiriad, cais, rhodd, archebu neu ymholiad; darparu ein gwasanaethau; cadw cofnodion priodol; cyfathrebu â chi; cadw pobl yn ddiogel; bodloni rhwymedigaethau cyfreithiol ac elusennol; a gwella ein gwaith. Efallai y byddwn yn rhannu gwybodaeth gyda staff awdurdodedig, gwirfoddolwyr, partneriaid atgyfeirio, darparwyr gwasanaeth, asiantaethau diogelu neu awdurdodau cyhoeddus lle bo hynny'n angenrheidiol ac yn gyfreithlon. Byddwn yn trin eich gwybodaeth yn unol â'n Hysbysiad Preifatrwydd.

Ar gyfer ffurflenni defnyddiwr gwasanaeth ac atgyfeirio
Trwy barhau, rydych chi'n cadarnhau bod y wybodaeth a ddarperir yn gywir a'ch bod yn The Parish Trust deall y byddwch yn ei defnyddio i asesu cymhwysedd, darparu cefnogaeth, cysylltu â'r defnyddiwr gwasanaeth, cadw cofnodion priodol, rheoli hanes gwasanaeth, a delio â materion diogelu, lles, archwilio neu gyfreithiol lle bo angen. Rhaid i bartneriaid atgyfeirio sicrhau bod y defnyddiwr gwasanaeth yn deall bod ei wybodaeth yn cael ei rhannu â The Parish Trust ac wedi cael mynediad i'n Hysbysiad Preifatrwydd neu wedi cael esboniad i'r wybodaeth allweddol iddynt.

Ar gyfer gwirfoddolwyr
Trwy wneud cais i wirfoddoli, rydych chi'n deall The Parish Trust y byddwch yn defnyddio eich gwybodaeth i brosesu eich cais, asesu eich addasrwydd, rheoli gwiriadau diogelu, darparu hyfforddiant, rheoli rotas a phresenoldeb, cyfathrebu â chi, cadw cofnodion priodol, a chadw pobl yn ddiogel. Efallai y bydd rhai rolau yn gofyn am ddatganiadau diogelu, geirdaon neu wiriadau DBS.

Ar gyfer marchnata/cylchlythyrau
Hoffem eich diweddaru am ein gwaith, newyddion, digwyddiadau, codi arian a ffyrdd o gefnogi The Parish Trust. Byddwn yn anfon cyfathrebiadau marchnata dim ond lle y caniateir i ni wneud hynny. Gallwch ddad-danysgrifio neu newid eich dewisiadau ar unrhyw adeg.

26. Statws cyhoeddi

Mae'r hysbysiad hwn wedi'i baratoi fel y prif Hysbysiad Preifatrwydd cyhoeddus ar gyfer The Parish Trust.

The Parish Trust wedi penodi Swyddog Diogelu Data statudol. Dylid marcio ymholiadau diogelu data ar gyfer sylw'r Prif Swyddog Gweithredol.

The Parish Trust defnyddio darparwyr trydydd parti i gefnogi ei wefan, ap Hwb, Hwb Cymorth, Hwb Gwirfoddoli, e-bost, SMS, hysbysiadau gwthio, rhoddion, taliadau, cyfrifyddu, archebion, siop, diogelwch, dadansoddeg, ffurflenni, cronfeydd data, copïau wrth gefn a chymorth technegol. Mae'r darparwyr hyn yn gweithredu fel proseswyr lle maent yn trin gwybodaeth bersonol ar ein rhan.

The Parish Trust ar hyn o bryd yn defnyddio gwasanaethau SMS, gan gynnwys Twilio a BulkSMS, lle mae angen negeseuon testun ar gyfer gwasanaeth, gweithredol, diogelwch neu gyfathrebiadau cyfreithlon eraill.

The Parish Trust'n bwriadu cysylltu'r hysbysiad hwn o dudalennau gwefan perthnasol, gosodiadau Hwb, tudalennau hawliau data, ffurflenni a phorth.