Gweinyddwr

Cyfle Cyffrous gydag Ymddiriedolaeth y Plwyf

Mae Ymddiriedolaeth y Plwyf yn elusen ddeinamig sy’n tyfu’n gyflym, ac rydym yn gyffrous i gynnig cyfle gwych i Weinyddwr profiadol ymuno â’n tîm. Wrth i ni baratoi i symud i safle newydd ar ddiwedd 2024, daw’r rôl hon ar adeg hollbwysig o ehangu a datblygu i’r elusen.

Mae’r rôl hon yn llawer mwy na gweinyddiaeth yn unig; chi fydd y pwynt cyswllt cyntaf ar gyfer yr holl randdeiliaid, gan gynnwys y cyhoedd yn gyffredinol, contractwyr, gwirfoddolwyr, a defnyddwyr gwasanaethau, tra hefyd yn darparu cymorth personol i’r Prif Swyddog Gweithredol (CEO). Byddwch yn helpu i reoli gweithrediadau o ddydd i ddydd prosiectau amrywiol Ymddiriedolaeth y Plwyf a chyfrannu at ei lwyddiant parhaus. Yn ogystal, mae’r rôl hon yn cynnwys rhai dyletswyddau rheoli llinell , gan gynnig y cyfle i ddatblygu sgiliau arwain fel rhan o’n tîm.

Rydym yn cynnig cyflog cystadleuol o £19,500 y flwyddyn, yn seiliedig ar 25 awr yr wythnos, ynghyd â Chynllun Gwyliau Blynyddol deniadol sy’n cynnwys amser ychwanegol i ffwrdd yn ystod y Pasg a’r Nadolig. Byddwch yn elwa o amgylchedd cefnogol sy’n canolbwyntio ar y gymuned, gyda hyblygrwydd ac ymrwymiad i’ch twf proffesiynol. Mae’r rôl hon yn ddelfrydol ar gyfer rhywun sy’n gwerthfawrogi cymuned, gwasanaeth, a chyfiawnder, a byddai’n addas ar gyfer unigolyn sy’n rhannu’r gwerthoedd Cristnogol sy’n sail i waith Ymddiriedolaeth y Plwyf.

Dyddiad Cau: 15/10/2024

Cyfweliadau: 21/10/2024

Pam Ymuno â Ni?

• Cyflog cystadleuol o £19,500 y flwyddyn am 25 awr yr wythnos.
• Rôl ganolog mewn elusen sy’n tyfu, yn cefnogi’r Prif Swyddog Gweithredol ac yn cyfrannu at ystod o brosiectau cymunedol sy’n cael effaith.
• Cynllun Gwyliau Blynyddol deniadol, gyda gwyliau ychwanegol yn ystod y Pasg a’r Nadolig, yn eich helpu i gynnal cydbwysedd iach rhwng bywyd a gwaith.
• Cyfleoedd ar gyfer datblygiad proffesiynol a bod yn rhan o dîm cefnogol. Cyfleoedd ar gyfer profiad rheoli llinell.

Disgrifiad Swydd Gweinyddwr

Yn adrodd i:
Prif Swyddog Gweithredol

Cytundeb:
Rhan amser, 25 awr yr wythnos, parhaol

Oriau:

Dydd Llun i ddydd Gwener, 9am-2pm, gyda photensial ar gyfer rhywfaint o hyblygrwydd yn dibynnu ar y cais.

Pwrpas y Rôl

Cwrdd ag anghenion gweinyddol Ymddiriedolaeth y Plwyf a’i phrosiectau cysylltiedig, gan sicrhau bod yr elusen yn rhedeg yn ddidrafferth. Yn ogystal, darparu cymorth gweinyddol personol i’r Prif Swyddog Gweithredol, gan gynnwys rheoli dyddiadur, gohebiaeth, a chydlynu tasgau allweddol. Mae’r rôl hon hefyd yn cynnwys cyfrifoldebau rheoli llinell, goruchwylio rhai staff a gwirfoddolwyr i sicrhau bod y sefydliad yn rhedeg yn effeithiol.

Atebolrwydd

Gweinyddiaeth

• Cydlynu swyddogaethau gweinyddol o ddydd i ddydd Ymddiriedolaeth y Plwyf mewn ffordd hyblyg ac esblygol.
• Darparu cymorth gweinyddol ar draws pob prosiect o dan ymbarél yr elusen.
• Darparu cefnogaeth weinyddol i’r timau staff a gwirfoddolwyr.
• Darparu cefnogaeth ysgrifenyddol i Gadeirydd yr Ymddiriedolwyr ac eraill yn ôl y cyfarwyddyd.
• Rheoli a phrosesu pob archeb sy’n ymwneud â’r elusen, gan sicrhau defnydd effeithlon o gyfleusterau.
• Yn gyfrifol am reoli ac amserlennu dyddiaduron o ddydd i ddydd.
• Bod yn bwynt cyswllt cychwynnol ar gyfer pob ymholiad, gan gynnwys y cyhoedd, contractwyr, gwirfoddolwyr a defnyddwyr gwasanaeth.
• Brysbennu tasgau sy’n dod i mewn a’u blaenoriaethu’n effeithiol.
• Coladu eitemau agenda ar gyfer cyfarfodydd tîm staff.
• Cydlynu a dosbarthu cyhoeddiadau, manylion digwyddiadau, a chyhoeddiadau gwasanaeth.

Cadw Cofnodion

• Rheoli cronfeydd data elusennau, gan sicrhau bod yr holl ddata yn gywir, yn gyfredol, ac yn cydymffurfio â GDPR.
• Cwblhau’r holl ofynion adrodd cyfreithiol a rheoleiddiol ar gyfer rhanddeiliaid amrywiol.
• Sicrhau bod cofnodion sy’n gysylltiedig â’r elusen yn cael eu cynnal yn briodol ac yn hygyrch.
• Cynorthwyo â chydymffurfio â Diogelu.

Rheolaeth Swyddfa

• Sicrhau bod yr holl gyflenwadau swyddfa angenrheidiol ar gael ac yn cael eu caffael mewn modd amserol.
• Cynnal ffeilio systematig ar gyfer gwaith papur a dogfennaeth.
• Sicrhau cydymffurfiaeth â Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR).

Cyllid

• Sicrhau bod cofnodion ariannol cywir yn cael eu cadw a phrosesau ariannol yn cael eu dilyn, mewn cydweithrediad â’r Trysorydd a’r tîm cyllid.
• Cynorthwyo gyda phrosesu trafodion ariannol, gan gynnwys bancio ac anfonebu.
• Cefnogi gweithrediad system til yr elusen, prosesu pryniannau a thanysgrifiadau.

Cyfathrebu

• Rheoli a chynnal gwefan a llwyfannau cyfryngau cymdeithasol Ymddiriedolaeth y Plwyf, gan gynnwys drafftio cynnwys ‘blog’ a ‘newyddion’.
• Paratoi a dosbarthu cylchlythyrau e-bost.
• Cydlynu a sicrhau bod yr holl gyfathrebiadau mewnol perthnasol ar gael, gan sicrhau eu bod yn cyd-fynd â chanllaw arddull yr elusen.
• Trefnu a blaenoriaethu post elusennol a danfoniadau.

Marchnata

• Hyrwyddo digwyddiadau a gwasanaethau elusennol gan ddefnyddio ffynonellau lleol ac allanol i godi ymwybyddiaeth o Ymddiriedolaeth y Plwyf o fewn y gymuned a thu hwnt.

Rheolaeth Llinell

• Darparu rheolaeth llinell i rai staff a gwirfoddolwyr, gan oruchwylio eu dyletswyddau, cynnig arweiniad, a sicrhau bod tasgau’n cael eu cwblhau i safon uchel.
• Cynnal gwiriadau rheolaidd gyda staff a gwirfoddolwyr i gefnogi eu datblygiad a mynd i’r afael ag unrhyw heriau.
• Cynorthwyo’r Prif Weithredwr i recriwtio, hyfforddi a datblygu staff a gwirfoddolwyr newydd yn ôl yr angen.

CP i’r Prif Swyddog Gweithredol Dyletswyddau

• Rheoli dyddiadur y Prif Weithredwr, gan sicrhau amserlennu effeithlon o gyfarfodydd ac apwyntiadau.
• Ymdrin â phob gohebiaeth ar ran y Prif Weithredwr, gan gynnwys e-byst, llythyrau ac adroddiadau.
• Paratoi deunyddiau ar gyfer cyfarfodydd, cymryd cofnodion yn ôl yr angen, a dilyn camau gweithredu.
• Cydlynu trefniadau teithio, rheoli treuliau, a chynorthwyo gyda thasgau sefydliadol eraill yn ôl yr angen.
• Darparu pwynt cyswllt rhwng y Prif Swyddog Gweithredol a rhanddeiliaid mewnol/allanol, gan sicrhau bod ceisiadau’n cael eu trin yn effeithlon.

Amrywiol

• Cefnogi’r Prif Weithredwr a rhanddeiliaid eraill i feithrin ethos Cristnogol Ymddiriedolaeth y Plwyf, gan adlewyrchu gwerthoedd cymuned, gwasanaeth a chyfiawnder trwy waith yr elusen.
• Cynorthwyo i redeg amrywiol brosiectau elusennol yn ôl yr angen.

Manyleb Person

Hanfodol:

• Cydymdeimlo â gweledigaeth ac ethos Ymddiriedolaeth y Plwyf, ac yn unol â gwerthoedd Cristnogol cymuned, gwasanaeth a chyfiawnder.
• Y gallu i drin gwybodaeth gyfrinachol gyda disgresiwn ac uniondeb.
• Profiad amlwg o reoli tasgau gweinyddol yn annibynnol ac yn effeithlon.
• Profiad o reoli llinell neu barodrwydd i ddatblygu’r sgiliau hyn.
• Defnydd hyderus o Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Publisher) a pharodrwydd i ddysgu meddalwedd elusen bwrpasol.
• Sgiliau trefnu cryf, gyda’r gallu i reoli tasgau lluosog a blaenoriaethu’n effeithiol.
• Sgiliau cyfathrebu rhagorol, yn ysgrifenedig ac ar lafar.
• Ymagwedd ragweithiol, sy’n gallu nodi’r hyn sydd angen ei wneud a mentro.

Dymunol:

• Profiad o weithio mewn sefydliad elusennol, naill ai am dâl neu’n wirfoddol.
• Sgiliau Cymraeg sylfaenol neu barodrwydd i ddysgu.
• Profiad o ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol a llwyfannau rheoli gwefannau.

Perthnasoedd Allweddol

Mewnol:
Prif Swyddog Gweithredol, Ymddiriedolwyr, Trysorydd, Staff, Gwirfoddolwyr.

Allanol:
Y cyhoedd, contractwyr, sefydliadau cymunedol, cyrff ariannu, defnyddwyr gwasanaethau, rhanddeiliaid.

SYLWCH: Mae’r rôl hon yn amodol ar Wiriad Manwl y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd

Os ydych yn drefnus iawn, gyda synnwyr cryf o gyfrifoldeb, ac yn gyffrous i gefnogi gwaith elusen sy’n tyfu, byddem wrth ein bodd yn clywed gennych! Gwnewch gais heddiw a byddwch yn rhan o dîm sy’n gwneud gwahaniaeth gwirioneddol yn y gymuned.