Hysbysiad Preifatrwydd Ymddiriedolaeth y Plwyf

Diweddarwyd ddiwethaf: 3 Mai 2026
Dyddiad yr adolygiad nesaf: Mai 2027

Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn esbonio sut mae Ymddiriedolaeth y Plwyf yn casglu, yn defnyddio, yn storio ac yn rhannu gwybodaeth bersonol. Mae’n berthnasol i’n gwefan gyhoeddus, ein ap Hwb, ein Hwb Cymorth, ein Hwb Gwirfoddolwyr, ein pyrth partneriaid, ein digwyddiadau, ein prosiectau, ein gwasanaethau rhoi a siop, a gwaith dyddiol yr elusen.

Rydym wedi ysgrifennu’r hysbysiad hwn mewn iaith glir fel y gall defnyddwyr gwasanaeth, partneriaid atgyfeirio, gwirfoddolwyr, rhoddwyr, cefnogwyr, staff, ymddiriedolwyr, ymgeiswyr am swyddi, ymwelwyr ac aelodau’r cyhoedd ddeall beth rydym yn ei wneud â’u gwybodaeth a pham.

Mae'r hysbysiad hwn yn disodli ein Polisi Diogelu Data a Phreifatrwydd blaenorol.

1. Pwy ydym ni

Mae Ymddiriedolaeth y Plwyf yn Sefydliad Elusennol Corfforedig Cofrestredig yng Nghymru a Lloegr, rhif elusen 1186996 .

Mae ein gwaith elusennol yn cynnwys cefnogaeth gymunedol, bwyd a chymorth ymarferol drwy’r Prosiect CARE, cefnogaeth i fabanod a mamolaeth drwy’r Banc Babanod, gweithgareddau ieuenctid a phlant, gweithgareddau lles, cefnogaeth i bobl sydd wedi cael galar, gwirfoddoli, codi arian, digwyddiadau, a defnyddio cyfleusterau cymunedol fel Canolfan Bywyd Trethomas.

At ddibenion diogelu data, Ymddiriedolaeth y Plwyf yw’r rheolwr data ar gyfer y wybodaeth bersonol a gasglwn a’i defnyddio, oni bai ein bod yn dweud yn glir fel arall. Mae hyn yn golygu ein bod yn penderfynu pam a sut y defnyddir gwybodaeth bersonol.

Manylion cyswllt

Ymddiriedolaeth y Plwyf
7 Llys Cylchfan
Ystâd Ddiwydiannol Tŷ Bedwas
Bedwas
Caerffili
CF83 8FS

Ffôn: 02921 880 212
E-bost: office@theparishtrust.org.uk

Os yw eich ymholiad yn ymwneud â diogelu data, nodwch ef at sylw’r Prif Swyddog Gweithredol.

2. Beth mae’r hysbysiad hwn yn ei gynnwys

Mae’r hysbysiad hwn yn cwmpasu gwybodaeth bersonol a brosesir drwy, neu mewn cysylltiad â:

• Gwefan Ymddiriedolaeth y Plwyf.
• Ap Hwb Ymddiriedolaeth y Plwyf a systemau gweinyddu mewnol.
• Hwb Cymorth, gan gynnwys ceisiadau Prosiect CARE a Banc Babanod, atgyfeiriadau, cofnodion cartref, cofnodion dosbarthu a chasglu, cyfrifon partneriaid atgyfeirio, llif gwaith stoc a phacio, codau QR, a chyfathrebu â defnyddwyr gwasanaeth.
• Hwb Gwirfoddolwyr, gan gynnwys ceisiadau gwirfoddolwyr, datganiadau diogelu, hyfforddiant, rotas, cloc amser, mewngofnodi ciosg, adolygiadau sifftiau, cofnodion presenoldeb, cydnabyddiaeth, hysbysiadau ap a chyfathrebu â gwirfoddolwyr.
• Cofnodion rhoddwyr, codi arian, Cymorth Rhodd, siopau, digwyddiadau, archebion a chefnogwyr.
• Ein ffurflenni cyswllt, cofrestru ar gyfer cylchlythyrau, arolygon, holiaduron a ffurflenni adborth.
• Recriwtio, cyflogaeth, ymddiriedolwyr, contractwyr a gweinyddiaeth gyflenwyr.
• Diogelu, rheoli digwyddiadau, cwynion, iechyd a diogelwch, yswiriant, cofnodion cyfreithiol, rheoleiddiol a llywodraethu.

3. Gwybodaeth bersonol a gasglwn

Mae’r wybodaeth a gasglwn yn dibynnu ar eich perthynas â ni.

3.1 Gwybodaeth gyswllt gyffredinol, gwefan ac ymholiadau

Efallai y byddwn yn casglu:

• Enw.
• Cyfeiriad e-bost.
• Rhif ffôn.
• Cyfeiriad post.
• Enw a rôl y sefydliad, lle bo’n berthnasol.
• Cynnwys y neges a manylion yr ymholiad.
• Dewisiadau cyfathrebu.
• Gwybodaeth am wefan, dyfais, porwr, cyfeiriad IP a chwcis.

3.2 Defnyddwyr gwasanaeth ac aelwydydd

Os gofynnwch am gymorth gan y Prosiect CARE, Banc Babanod, cymorth galar, cymorth lles, cymorth ymarferol, cymorth data, neu brosiect arall, efallai y byddwn yn casglu:

• Enw a manylion cyswllt.
• Cyfeiriad a chod post.
• Maint aelwyd a chyfansoddiad aelwyd.
• Ystod oedran neu ddyddiad geni, lle bo angen.
• Manylion oedolion, plant, beichiogrwydd, babanod neu blant ifanc, lle bo’n berthnasol i’r gefnogaeth y gofynnwyd amdani.
• Rhifau atgyfeirio, rhifau cymorth cartref, rhifau tocynnau Banc Babanod a chyfeiriadau achos eraill.
• Manylion ceisiadau, atgyfeiriadau, cyfyngiadau, sancsiynau, ataliadau neu bryderon diogelu blaenorol.
• Dewisiadau dosbarthu neu gasglu.
• Nodiadau am fynediad, cyfeiriadau anodd eu canfod, trefniadau casglu, neu broblemau dosbarthu.
• Dewisiadau bwyd, anghenion dietegol, gwybodaeth am alergeddau ac anghenion hanfodol nad ydynt yn fwyd.
• Meintiau dillad, anghenion eitemau babi, anghenion eitemau mamolaeth, ac anghenion offer cartref.
• Rhesymau dros ofyn am gymorth, megis dyled, newidiadau i fudd-daliadau, profedigaeth, cam-drin domestig, salwch, anabledd, iechyd meddwl gwael, dim hawl i gael arian cyhoeddus, diweithdra neu amgylchiadau eraill.
• Nodiadau achos, nodiadau dilynol, cyfathrebiadau a chanlyniadau.
• Ymatebion i holiaduron, ymatebion i arolygon ac adborth.

Dim ond gwybodaeth yr ydym yn credu sydd ei hangen i asesu cymhwysedd, darparu cefnogaeth briodol, cadw pobl yn ddiogel, gwella gwasanaethau, adrodd yn gyfrifol i gyllidwyr, a chadw cofnodion priodol yr ydym yn gofyn amdani.

3.3 Partneriaid atgyfeirio ac atgyfeirwyr proffesiynol

Os byddwch yn cyfeirio rhywun atom ni, neu os ydych wedi cofrestru fel partner cyfeirio, efallai y byddwn yn casglu:

• Eich enw, cyfeiriad e-bost gwaith a rhif ffôn.
• Teitl swydd neu rôl.
• Enw’r sefydliad, yr adran a math o sefydliad.
• Cyfeiriad gwaith a gwefan, lle bo’n berthnasol.
• Manylion mewngofnodi cyfrif a chaniatâd o fewn ein porth partner.
• Cofnodion o atgyfeiriadau a wnewch.
• Tystiolaeth eich bod wedi cael dealltwriaeth, awdurdod neu ganiatâd y defnyddiwr gwasanaeth lle bo angen.
• Cyfathrebu rhyngoch chi a ni.
• Logiau archwilio yn dangos pryd y crëwyd, gwelwyd, diweddarwyd neu rheolwyd atgyfeiriadau.

Lle mae partneriaid atgyfeirio yn darparu gwybodaeth am ddefnyddwyr gwasanaeth, rhaid iddynt sicrhau bod y wybodaeth yn gywir, yn angenrheidiol, yn cael ei rhannu’n gyfreithlon, a bod y defnyddiwr gwasanaeth wedi cael gwybodaeth breifatrwydd briodol.

3.4 Gwirfoddolwyr

Os ydych chi’n gwneud cais i wirfoddoli, neu’n gwirfoddoli gyda ni, efallai y byddwn ni’n casglu:

• Enw a manylion cyswllt.
• Cyfeiriad a chod post.
• Dyddiad geni neu gadarnhad o oedran.
• Manylion cyswllt brys.
• Manylion rhiant neu warcheidwad ar gyfer gwirfoddolwyr dan 18 oed.
• Dewisiadau rôl, argaeledd, diddordebau prosiect a sgiliau.
• Ymatebion i geisiadau a nodiadau cyfweliad.
• Cyfeiriadau, lle bo angen.
• Diogelu hunan-ddatganiadau.
• Gwybodaeth DBS neu wiriad cofnod troseddol, lle bo’n briodol ar gyfer y rôl.
• Cofnodion hyfforddi a chadarnhadau polisi.
• Rotas, sifftiau hawliedig, cofnodion presenoldeb, mewngofnodi ciosg a chofnodion cloc amser.
• Ymatebion i adolygiadau sifftiau a nodiadau goruchwyliwr.
• Statws gwirfoddolwr, cydnabyddiaeth, gwobrau, oriau a chofnodion Credyd Amser Tempo.
• Mae angen manylion dyfais yr ap ar gyfer hysbysiadau gwthio, lle bo hynny wedi’i alluogi.
• Cofnodion digwyddiadau, ymddygiad, gallu, diogelu neu gyfyngiadau, lle bo’n berthnasol.

3.5 Rhoddwyr, codwyr arian, cefnogwyr a defnyddwyr siopau

Efallai y byddwn yn casglu:

• Enw a manylion cyswllt.
• Hanes rhoddion a gweithgaredd codi arian.
• Datganiadau Cymorth Rhodd a gwybodaeth sy’n gysylltiedig â threthi.
• Cyfeiriadau talu a chofnodion trafodion.
• Archebion siop, archebion digwyddiadau, manylion dosbarthu a manylion cyfrif.
• Dewisiadau cefnogwyr a dewisiadau cyfathrebu.
• Nodiadau o sgyrsiau neu addewidion.

Nid ydym fel arfer yn storio manylion llawn y cerdyn. Darparwyr taliadau sy’n ymdrin â thaliadau cerdyn.

3.6 Mynychwyr digwyddiadau, cyfranogwyr cyrsiau a defnyddwyr cyfleusterau

Efallai y byddwn yn casglu:

• Enw a manylion cyswllt.
• Gwybodaeth archebu.
• Cofnodion presenoldeb.
• Cofnodion talu, lle bo’n berthnasol.
• Gwybodaeth mynediad, dietegol, alergedd, iechyd, bugeiliol neu ddiogelu, lle bo angen ar gyfer y digwyddiad neu’r gweithgaredd.
• Manylion cyswllt brys ar gyfer rhai gweithgareddau.
• Dewisiadau caniatâd ffotograffau neu gyfryngau, lle bo’n berthnasol.

3.7 Plant a phobl ifanc

Lle rydym yn gweithio gyda phlant a phobl ifanc, efallai y byddwn yn casglu:

• Enw, oedran, dyddiad geni neu flwyddyn ysgol y plentyn.
• Manylion rhiant, gwarcheidwad neu ofalwr.
• Manylion cyswllt brys.
• Gwybodaeth feddygol, alergedd, dietegol, anghenion dysgu ychwanegol neu hygyrchedd.
• Cofnodion presenoldeb.
• Ffurflenni caniatâd.
• Nodiadau diogelu, digwyddiad neu les.
• Caniatâd ffotograffau, fideo neu gyfryngau, lle rhoddwyd caniatâd.

Rydym yn cymryd gofal ychwanegol wrth brosesu gwybodaeth plant. Dim ond yr hyn sy’n angenrheidiol a gasglwn, yn cyfyngu mynediad i’r rhai sydd ei hangen, ac yn defnyddio’r wybodaeth at y dibenion a eglurwyd ar adeg y casglu.

3.8 Staff, ymddiriedolwyr, ymgeiswyr am swyddi, contractwyr a chyflenwyr

Efallai y byddwn yn casglu gwybodaeth sydd ei hangen ar gyfer recriwtio, cyflogaeth, llywodraethu a gweinyddu, gan gynnwys:

• Enw a manylion cyswllt.
• Ffurflenni cais, CVs, llythyrau eglurhaol a nodiadau cyfweliad.
• Hanes cyflogaeth, cymwysterau, cyfeiriadau a gwybodaeth am yr hawl i weithio.
• Manylion cyflogres, pensiwn, treth a banc.
• Cofnodion absenoldeb, salwch, perfformiad, gwerthuso a hyfforddiant.
• Diogelu, y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, cofnodion disgyblu neu gwynion, lle bo’n berthnasol.
• Cymhwysedd ymddiriedolwyr a chofnodion llywodraethu.
• Contractau cyflenwyr, anfonebau, yswiriant a manylion talu.

Gall gwybodaeth am staff, ymddiriedolwyr ac ymgeiswyr hefyd gael ei chynnwys mewn hysbysiadau preifatrwydd staff, recriwtio neu ymddiriedolwyr ar wahân lle bo’n briodol.

4. Data categori arbennig a gwybodaeth sensitif

Mae rhywfaint o’r wybodaeth rydyn ni’n ei phrosesu yn fwy sensitif. Gall hyn gynnwys gwybodaeth am:

• Iechyd, anabledd, salwch, iechyd meddwl, alergeddau neu anghenion dietegol.
• Beichiogrwydd, mamolaeth neu amgylchiadau teuluol.
• Cred grefyddol neu athronyddol, lle bo’n berthnasol i’n gwaith elusennol neu fugeiliol.
• Tarddiad hiliol neu ethnig, lle cânt eu casglu at ddibenion monitro neu adrodd ar gydraddoldeb.
• Diogelu, cam-drin domestig, bregusrwydd, tlodi, dyled, profedigaeth, tai neu amgylchiadau cymdeithasol.
• Euogfarnau troseddol, rhybuddion, honiadau, gwiriadau DBS neu hunan-ddatganiadau diogelu.

Dim ond pan fo angen y byddwn yn prosesu’r math hwn o wybodaeth a phan fo’r ddau beth yn ofynnol:

1. Sail gyfreithlon o dan Erthygl 6 GDPR y DU; a
2. Amod categori arbennig o dan Erthygl 9 GDPR y DU, neu amod priodol ar gyfer data troseddau o dan Ddeddf Diogelu Data 2018.

Gall hyn gynnwys prosesu oherwydd ei fod yn angenrheidiol ar gyfer diogelu, darparu cefnogaeth i bobl mewn angen, cynnal gwiriadau cyflogaeth neu wirfoddolwyr, bodloni rhwymedigaethau cyfreithiol, amddiffyn buddiannau hanfodol, cynnal ein gweithgareddau elusennol dielw, neu gyda chaniatâd penodol lle mai dyna’r sail fwyaf priodol.

Byddwn yn trin gwybodaeth sensitif gyda gofal arbennig a byddwn yn cyfyngu mynediad i’r rhai sydd angen ei gweld.

5. Pam rydym yn defnyddio gwybodaeth bersonol

Rydym yn defnyddio gwybodaeth bersonol at y dibenion canlynol.

5.1 Darparu cefnogaeth a gwasanaethau elusennol

Mae hyn yn cynnwys:

• Asesu cymhwysedd ar gyfer Prosiect CARE, Banc Babanod a chymorth arall.
• Creu a rheoli cofnodion defnyddwyr gwasanaeth, aelwydydd, atgyfeiriadau a cheisiadau.
• Trefnu parseli bwyd, eitemau babanod, cymorth ymarferol, casgliadau, danfoniadau a gwaith dilynol.
• Rheoli cyfyngiadau, sancsiynau, ataliadau, ceisiadau ailadroddus a hanes gwasanaeth.
• Paru pobl â chymorth, staff neu wirfoddolwyr priodol.
• Ymateb i ymholiadau, ceisiadau am gymorth ac atgyfeiriadau.
• Cofnodi canlyniadau ac adborth.

5.2 Rheoli perthnasoedd partneriaid atgyfeirio

Mae hyn yn cynnwys:

• Cofrestru sefydliadau partner a defnyddwyr.
• Yn cymeradwyo mynediad partner.
• Rheoli caniatâd partneriaid.
• Prosesu atgyfeiriadau a wneir gan weithwyr proffesiynol neu sefydliadau partner.
• Cadarnhau bod defnyddwyr gwasanaeth yn deall sut y bydd eu gwybodaeth yn cael ei defnyddio.
• Monitro ansawdd atgyfeiriadau, camddefnydd, diogelu a chymhwysedd.

5.3 Rheoli gwirfoddoli

Mae hyn yn cynnwys:

• Prosesu ceisiadau gwirfoddolwyr.
• Asesu addasrwydd ar gyfer rolau.
• Cwblhau gwiriadau diogelu.
• Rheoli hyfforddiant, rotas, hawlio sifftiau, mewngofnodi i ciosg a chofnodion cloc amser.
• Anfon atgofion, diweddariadau, adolygiadau a negeseuon cydnabyddiaeth am sifftiau.
• Rheoli ymddygiad, digwyddiadau, pryderon neu gyfyngiadau gwirfoddolwyr.
• Cadw cofnodion priodol o oriau a gweithgareddau gwirfoddolwyr.

5.4 Er mwyn cadw pobl yn ddiogel

Mae hyn yn cynnwys:

• Diogelu plant, pobl ifanc ac oedolion sydd mewn perygl.
• Cofnodi a rheoli pryderon diogelu.
• Rhannu gwybodaeth ag asiantaethau statudol neu sefydliadau eraill lle bo angen ac yn gyfreithlon.
• Rheoli digwyddiadau, damweiniau, cwynion, asesiadau risg a materion iechyd a diogelwch.
• Sicrhau bod staff, ymddiriedolwyr a gwirfoddolwyr yn addas ar gyfer eu rolau.
• Atal, canfod neu ymateb i gamdriniaeth, twyll, trosedd neu gamymddwyn difrifol.

5.5 Rheoli rhoddion, codi arian, archebion siop a Chymorth Rhodd

Mae hyn yn cynnwys:

• Prosesu rhoddion a datganiadau Cymorth Rhodd.
• Cadw cofnodion ariannol a chyfrifyddu.
• Rheoli perthnasoedd â rhoddwyr a chyfathrebu â chefnogwyr.
• Prosesu archebion siop, archebion digwyddiadau ac archebion cyfleusterau.
• Bodloni gofynion cyfreithiol, treth, archwilio a chyfrifyddu elusennol.

5.6 Cyfathrebu â phobl

Mae hyn yn cynnwys:

• Ymateb i ymholiadau.
• Anfon diweddariadau gwasanaeth, manylion apwyntiadau, gwybodaeth am ddosbarthu neu gasglu.
• Anfon diweddariadau rota, hyfforddiant, sifftiau neu bolisi gwirfoddolwyr.
• Anfon diweddariadau porth partneriaid ac atgyfeiriadau.
• Anfon cylchlythyrau, diweddariadau codi arian neu gyfathrebiadau marchnata lle caniateir.
• Anfon negeseuon diogelwch, diogelu, gweithredol neu wasanaeth brys.

5.7 Er mwyn rhedeg a gwella ein systemau

Mae hyn yn cynnwys:

• Gweithredu ein gwefan, ap Hwb, Hwb Cymorth, Hwb Gwirfoddolwyr a systemau mewnol.
• Rheoli cyfrifon, cyfrineiriau, caniatâd, logiau archwilio a diogelwch.
• Datrys problemau, profi, copïau wrth gefn a gwelliannau system.
• Atal mynediad heb awdurdod, camddefnydd, twyll neu ddigwyddiadau diogelwch.
• Cynhyrchu adroddiadau dienw neu agregedig am ein gwaith.

5.8 Er mwyn cyflawni rhwymedigaethau cyfreithiol, rheoleiddiol a llywodraethol

Mae hyn yn cynnwys:

• Llywodraethu elusennau.
• Cyfrifeg ac archwilio ariannol.
• Cyfraith cyflogaeth a phensiynau.
• Iechyd a diogelwch.
• Rhwymedigaethau diogelu.
• Yswiriant, hawliadau cyfreithiol a chwynion.
• Adrodd i gyllidwyr, rheoleiddwyr ac awdurdodau cyhoeddus lle bo angen.

6. Ein sail gyfreithlon ar gyfer defnyddio gwybodaeth bersonol

Rydym yn dibynnu ar wahanol seiliau cyfreithiol yn dibynnu ar y pwrpas.

Lle rydym yn dibynnu ar fuddiannau cyfreithlon , mae ein buddiannau’n cynnwys rhedeg yr elusen yn briodol, darparu gwasanaethau, amddiffyn pobl, atal camddefnydd, cadw cofnodion cywir, gwella ein gwaith, diogelu ein systemau, a chyflawni ein dibenion elusennol. Rydym yn ystyried yr effaith ar unigolion ac yn dibynnu ar y sail hon dim ond pan nad yw ein buddiannau’n cael eu diystyru gan hawliau a rhyddid yr unigolyn.

Lle rydym yn dibynnu ar fuddiannau cyfreithlon cydnabyddedig , gall hyn gynnwys diogelu pobl agored i niwed, ymateb i argyfyngau, atal neu ymchwilio i droseddau, neu rannu gwybodaeth ag awdurdod cyhoeddus neu sefydliad sydd angen y wybodaeth ar gyfer ei dasg neu swyddogaeth gyhoeddus.

Lle rydym yn dibynnu ar ganiatâd , gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg. Ni fydd tynnu caniatâd yn ôl yn effeithio ar unrhyw beth rydym eisoes wedi’i wneud yn gyfreithlon cyn i’r caniatâd gael ei dynnu’n ôl. Mewn rhai sefyllfaoedd, efallai y bydd angen i ni gadw neu ddefnyddio rhywfaint o wybodaeth o dan sail gyfreithlon arall o hyd, er enghraifft at ddibenion diogelu, cyfreithiol, ariannol, cwynion, archwilio neu hanes gwasanaeth.

7. Pan fyddwn yn derbyn gwybodaeth gan rywun arall

Weithiau byddwn yn derbyn gwybodaeth bersonol gan rywun heblaw’r person y mae’n ymwneud ag ef. Gall hyn gynnwys gwybodaeth gan:

• Partneriaid atgyfeirio.
• Ysgolion, ymwelwyr iechyd, gwasanaethau cymdeithasol, cymdeithasau tai, eglwysi, elusennau, asiantaethau cynghori, gwasanaethau brys neu sefydliadau cymorth eraill.
• Rhieni, gwarcheidwaid, gofalwyr neu aelodau o’r teulu.
• Staff, gwirfoddolwyr, ymddiriedolwyr neu ddefnyddwyr gwasanaeth.
• Awdurdodau cyhoeddus, rheoleiddwyr neu asiantaethau diogelu.
• Ffurflenni ar-lein, cyfrifon apiau, cwcis, offer dadansoddeg ac offer diogelwch.

Pan fyddwn yn derbyn gwybodaeth yn anuniongyrchol, byddwn yn darparu gwybodaeth preifatrwydd cyn gynted ag y bo’n rhesymol bosibl, oni bai bod eithriad yn berthnasol neu y byddai’n anghymesur, yn amhosibl, neu’n amharu’n ddifrifol ar ddiben y prosesu, fel mewn rhai sefyllfaoedd diogelu.

8. Gyda phwy rydym yn rhannu gwybodaeth bersonol

Nid ydym yn gwerthu gwybodaeth bersonol.

Dim ond pan fo rheswm digonol dros wneud hynny y byddwn yn rhannu gwybodaeth bersonol. Yn dibynnu ar y sefyllfa, efallai y byddwn yn rhannu gwybodaeth gyda:

• Staff, ymddiriedolwyr a gwirfoddolwyr awdurdodedig o fewn Ymddiriedolaeth y Plwyf.
• Partneriaid atgyfeirio ac atgyfeirwyr proffesiynol, lle bo angen ar gyfer y gefnogaeth sy’n cael ei darparu.
• Gyrwyr dosbarthu, gwirfoddolwyr casglu a thimau pecynnu, ond dim ond gyda’r wybodaeth sydd ei hangen ar gyfer eu rôl.
• Asiantaethau diogelu, awdurdodau lleol, yr heddlu, gwasanaethau brys, gweithwyr iechyd proffesiynol, ysgolion, gwasanaethau cymdeithasol neu gyrff statudol eraill lle bo angen ac yn gyfreithlon.
• Cyllidwyr a rhoddwyr grantiau, fel arfer yn defnyddio data dienw neu agregedig oni bai bod angen data personol yn wirioneddol ac yn gyfreithlon.
• Proseswyr taliadau, banciau a systemau Cymorth Rhodd/CThEM.
• Gwefan, ap Hwb, cynnal, cronfa ddata, e-bost, neges destun, hysbysiad gwthio, copi wrth gefn, diogelwch, dadansoddeg, cyfrifyddu, rhoi, archebu, siop, ffurflenni a darparwyr cymorth technegol.
• Darparwyr SMS, gan gynnwys Twilio a BulkSMS, lle rydym yn anfon negeseuon testun gwasanaeth, gweithredol, diogelwch neu gyfreithlon eraill.
• Cynghorwyr proffesiynol, archwilwyr, yswirwyr, cynghorwyr cyfreithiol a chyfrifwyr.
• Rheoleiddwyr, llysoedd, tribiwnlysoedd neu awdurdodau cyhoeddus lle bo’r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol neu’n caniatáu hynny.

Rydym yn cyfyngu’r hyn a rannwn i’r hyn sy’n angenrheidiol at y diben. Efallai y byddwn yn defnyddio gwahanol gyflenwyr o bryd i’w gilydd, felly mae’r hysbysiad hwn yn disgrifio’r prif gategorïau o ddarparwyr yn hytrach nag enwi pob cyflenwr unigol.

9. Partneriaid atgyfeirio a chydsyniad ar ran defnyddwyr gwasanaeth

Dim ond pan fo ganddynt sail gyfreithlon dros wneud hynny a phan fo defnyddiwr y gwasanaeth yn deall y bydd eu gwybodaeth yn cael ei rhannu ag Ymddiriedolaeth y Plwyf y caiff partneriaid atgyfeirio gyflwyno atgyfeiriad.

Mewn llawer o achosion, disgwylir i’r partner atgyfeirio gadarnhau bod y defnyddiwr gwasanaeth:

• Yn gwybod bod atgyfeiriad yn cael ei wneud.
• Yn deall pa wybodaeth sy’n cael ei rhannu.
• Yn deall y bydd Ymddiriedolaeth y Plwyf yn defnyddio’r wybodaeth i asesu cymhwysedd, darparu cefnogaeth, cadw cofnodion, cysylltu â nhw, a rheoli pryderon diogelu neu wasanaeth.
• Wedi cael mynediad at yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn, neu wedi cael yr wybodaeth bwysig wedi’i hegluro iddynt mewn ffordd hygyrch.

Efallai y byddwn yn gwrthod, cwestiynu neu ohirio atgyfeiriad os yw’r wybodaeth a ddarparwyd yn anghyflawn, yn aneglur, yn anniogel, yn amhriodol, neu os nad yw’n dangos bod y defnyddiwr gwasanaeth wedi cael gwybod yn briodol.

10. Diogelu, lles a phryderon difrifol

Weithiau efallai y bydd angen i ni ddefnyddio neu rannu gwybodaeth bersonol heb ganiatâd. Gall hyn ddigwydd lle credwn ei bod yn angenrheidiol i:

• Diogelu plentyn, person ifanc neu oedolyn sydd mewn perygl.
• Ymateb i gam-drin domestig, esgeulustod, camfanteisio, gorfodaeth neu bryderon lles difrifol.
• Diogelu bywyd neu ddiogelwch corfforol rhywun.
• Atal neu ganfod trosedd.
• Cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol.
• Cydweithredu ag ymchwiliad diogelu statudol.
• Diogelu staff, gwirfoddolwyr, defnyddwyr gwasanaeth, ymwelwyr neu aelodau’r cyhoedd.

Byddwn yn ystyried pob sefyllfa yn ofalus a dim ond yn rhannu’r hyn sy’n angenrheidiol ac yn gymesur.

11. Cyfyngiadau, sancsiynau, ataliadau a hanes gwasanaeth

Efallai y bydd angen i Ymddiriedolaeth y Plwyf gadw cofnodion ynghylch mynediad at wasanaethau, cymhwysedd, cyfyngiadau, sancsiynau, gwaharddiadau, problemau ymddygiad, pryderon diogelu, pryderon cyflwyno, atal twyll, camddefnydd, bygythiadau, camdriniaeth, neu risgiau eraill.

Mae’r cofnodion hyn yn ein helpu ni:

• Cadwch bobl yn ddiogel.
• Gwneud penderfyniadau teg a chyson.
• Deall hanes cyswllt a chymorth blaenorol.
• Osgowch ailasesu’r un risg dro ar ôl tro heb gyd-destun.
• Diogelu staff, gwirfoddolwyr, defnyddwyr gwasanaeth a sefydliadau partner.
• Atal camddefnyddio adnoddau elusennol.
• Dangoswch pam y gwnaed penderfyniadau.

Gan y gallai fod angen y cofnodion hyn at ddibenion diogelu, cyfreithiol, archwilio, yswiriant, trin cwynion neu reoli risg, efallai na fyddwn bob amser yn gallu eu dileu ar unwaith os bydd rhywun yn gofyn i ni wneud hynny. Byddwn yn ystyried pob cais yn ofalus ac yn egluro ein penderfyniad.

12. Gwybodaeth am yr ap, y wefan a’r system

Pan fyddwch chi’n defnyddio ein gwefan, ap Hwb, Hwb Cymorth, Hwb Gwirfoddolwyr, pyrth partneriaid neu systemau cysylltiedig, efallai y byddwn ni’n casglu gwybodaeth dechnegol fel:

• Cyfeiriad IP.
• Math o ddyfais, math o borwr a system weithredu.
• Amseroedd mewngofnodi, logiau mynediad a chofnodion archwilio.
• Tudalennau a ymwelwyd â nhw a chamau a gymerwyd.
• Logiau gwallau a logiau diogelwch.
• Tocynnau dyfais ap ar gyfer hysbysiadau gwthio, lle maent wedi’u galluogi.
• Cwcis a thechnolegau tebyg.

Rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon i gadw systemau’n ddiogel, cynnal cyfrifon defnyddwyr, atal camddefnydd, datrys problemau, gwella gwasanaethau a darparu hysbysiadau perthnasol.

13. Cwcis a thechnolegau tebyg

Gall ein gwefan a’n systemau ar-lein ddefnyddio cwcis a thechnolegau tebyg.

Gellir defnyddio cwcis ar gyfer:

• Swyddogaethau hanfodol gwefan a chyfrif.
• Diogelwch ac atal twyll.
• Cofio dewisiadau, fel iaith neu ddewisiadau cwcis.
• Dadansoddeg a monitro perfformiad.
• Cynnwys wedi’i fewnosod, fel fideos neu gynnwys cyfryngau cymdeithasol.
• Swyddogaethau siopa, basged, til, rhoi neu dalu.

Lle mae cwcis yn hanfodol, gellir eu defnyddio heb ganiatâd oherwydd na all y wefan neu’r gwasanaeth weithredu’n iawn hebddynt. Ar gyfer cwcis nad ydynt yn hanfodol, fel cwcis dadansoddeg neu farchnata, byddwn yn gofyn am ganiatâd lle bo angen.

Fel arfer gallwch reoli cwcis drwy osodiadau eich porwr a, lle bo modd, drwy’r rheolyddion cwcis ar ein gwefan.

14. E-bost, negeseuon testun a hysbysiadau gwthio

Efallai y byddwn yn cysylltu â chi drwy e-bost, ffôn, neges destun, llythyr, hysbysiad ap neu neges porth.

Gall negeseuon gwasanaeth gynnwys:

• Cadarnhad o gais, atgyfeiriad neu archeb.
• Diweddariadau dosbarthu neu gasglu.
• Diweddariadau rota, sifftiau, hyfforddiant neu bolisïau gwirfoddolwyr.
• Diweddariadau porth partneriaid ac atgyfeiriadau.
• Diweddariadau diogelwch, diogelu neu weithredol.
• Negeseuon cyfrif, cyfrinair neu ddiogelwch.

Dim ond lle mae gennym sail gyfreithlon i wneud hynny y bydd negeseuon marchnata neu godi arian yn cael eu hanfon. Mewn llawer o achosion bydd hyn yn ganiatâd. Gallwch ddad-danysgrifio o e-byst marchnata neu ofyn i ni roi’r gorau i anfon cyfathrebiadau marchnata.

Nid yw optio allan o farchnata yn ein hatal rhag anfon negeseuon gwasanaeth, diogelu, cyfreithiol, diogelwch neu weithredol angenrheidiol.

15. Ffotograffau, fideo a chyfryngau

Efallai y byddwn yn tynnu lluniau neu fideos mewn gweithgareddau, digwyddiadau neu brosiectau.

Lle mae delweddau’n adnabod unigolion, byddwn yn defnyddio sail gyfreithiol i wneud hynny. Ar gyfer plant, pobl ifanc, defnyddwyr gwasanaeth, gwirfoddolwyr neu gyd-destunau sensitif, byddwn fel arfer yn gofyn am ganiatâd cyn defnyddio delweddau adnabyddadwy at ddibenion cyhoeddusrwydd.

Gallwch dynnu caniatâd yn ôl i ddefnyddio delweddau yn y dyfodol. Fodd bynnag, efallai na fyddwn bob amser yn gallu tynnu delweddau sydd eisoes wedi’u hargraffu, eu cyhoeddi, eu rhannu, eu harchifo, neu eu defnyddio mewn deunyddiau sydd eisoes mewn cylchrediad.

16. Gwneud penderfyniadau awtomataidd

Nid ydym yn gwneud penderfyniadau sydd ag effeithiau cyfreithiol neu effeithiau tebyg arwyddocaol ar unigolion drwy ddulliau awtomataidd yn unig.

Gall ein systemau ddefnyddio rheolau i gefnogi gweinyddiaeth, megis cyfrifo dyddiadau dod i ben atgyfeiriadau, dangos a yw cais yn ymddangos yn gymwys, nodi aelwydydd dyblyg, gwirio terfynau ceisiadau blynyddol, nodi casgliadau hwyr, blaenoriaethu parseli sydd wedi’u gohirio, neu ddangos argaeledd rota. Mae’r rheolau hyn yn cefnogi gwneud penderfyniadau staff a gwirfoddolwyr, ond gall person priodol adolygu penderfyniadau pwysig.

17. Am ba hyd y byddwn yn cadw gwybodaeth

Dim ond cyhyd ag sy’n angenrheidiol at y diben y’i casglwyd yr ydym yn cadw gwybodaeth bersonol, gan gynnwys rhesymau cyfreithiol, diogelu, cyllid, archwilio, yswiriant, trin cwynion a llywodraethu elusennau.

Mae’r tabl canlynol yn rhoi cyfnodau canllaw cyffredinol. Gall rhai cofnodion gael eu cadw’n hirach neu’n fyrrach yn dibynnu ar y sefyllfa.

Lle nad oes angen gwybodaeth mwyach, byddwn yn ei dileu, yn ei hanonymeiddio, yn ei harchifo’n ddiogel, neu’n cyfyngu mynediad ati yn ôl yr angen.

18. Sut rydym yn diogelu gwybodaeth bersonol

Rydym yn defnyddio mesurau sefydliadol a thechnegol i ddiogelu gwybodaeth bersonol. Gall y rhain gynnwys:

• Caniatadau mynediad yn seiliedig ar rôl.
• Diogelu cyfrinair a rheolaethau cyfrifon.
• Logiau archwilio.
• Cynnal a chopïau wrth gefn diogel.
• Disgwyliadau cyfrinachedd staff a gwirfoddolwyr.
• Gweithdrefnau diogelu.
• Hyfforddiant ac arweiniad mewnol.
• Mynediad cyfyngedig i gofnodion sensitif.
• Dileu neu archifo diogel lle bo’n briodol.
• Adolygu hawliau mynediad pan fydd rolau’n newid.

Ni ellir gwarantu bod unrhyw system yn gwbl ddiogel, ond rydym yn gweithio i ddiogelu’r wybodaeth sydd gennym ac yn ymateb yn brydlon i bryderon diogelwch.

19. Trosglwyddiadau rhyngwladol

Bwriedir i’r rhan fwyaf o’n gwybodaeth gael ei storio a’i defnyddio o fewn y DU neu’r DU/Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Gall rhai darparwyr technoleg brosesu gwybodaeth y tu allan i’r DU neu’r AEE, er enghraifft darparwyr cwmwl, e-bost, ap, taliad, dadansoddeg neu gymorth. Pan fydd hyn yn digwydd, byddwn yn cymryd camau i sicrhau bod mesurau diogelwch priodol ar waith, megis rheoliadau digonolrwydd, cymalau cytundebol safonol, Cytundeb Trosglwyddo Data Rhyngwladol y DU, neu fecanweithiau trosglwyddo cyfreithlon eraill.

20. Eich hawliau

Mae gennych hawliau o dan gyfraith diogelu data. Yn dibynnu ar y sefyllfa, gall y rhain gynnwys:

• Yr hawl i gael gwybod sut mae eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio.
• Yr hawl i gael mynediad at eich gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i gael gwybodaeth anghywir wedi’i chywiro.
• Yr hawl i gael gwybodaeth wedi’i dileu o dan rai amgylchiadau.
• Yr hawl i gyfyngu ar brosesu mewn rhai amgylchiadau.
• Yr hawl i wrthwynebu prosesu mewn rhai amgylchiadau.
• Yr hawl i gludadwyedd data mewn rhai amgylchiadau.
• Yr hawl i dynnu caniatâd yn ôl lle rydym yn dibynnu ar ganiatâd.
• Hawliau sy’n ymwneud â gwneud penderfyniadau awtomataidd, lle bo’n berthnasol.
• Yr hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Nid yw’r hawliau hyn yn absoliwt. Er enghraifft, efallai y bydd angen i ni gadw gwybodaeth at ddibenion diogelu, cyfreithiol, cyllid, archwilio, delio â chwynion, yswiriant, hanes gwasanaeth neu resymau rheoleiddio.

21. Gofyn am weld, cywiro neu ddileu eich gwybodaeth

Gallwch wneud cais am hawliau data drwy gysylltu â ni gan ddefnyddio’r manylion yn yr hysbysiad hwn.

Efallai y byddwch yn gofyn i ni:

• Dweud wrthych pa wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi.
• Darparwch gopi o’ch gwybodaeth bersonol.
• Cywiro gwybodaeth anghywir.
• Dileu gwybodaeth lle nad oes rheswm cyfreithlon mwyach i ni ei chadw.
• Cyfyngu ar sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth.
• Gwrthwynebu sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth.
• Stopiwch anfon cyfathrebiadau marchnata.

Efallai y bydd angen i ni gadarnhau eich hunaniaeth cyn ymateb. Fel arfer byddwn yn ymateb o fewn mis, er y gall ceisiadau cymhleth gymryd mwy o amser fel y caniateir gan y gyfraith.

Os na allwn wneud yr hyn rydych chi’n gofyn amdano, neu os mai dim ond rhan ohono y gallwn ei wneud, byddwn yn egluro pam.

22. Ceisiadau i ddileu gwybodaeth

Gallwch ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol. Byddwn yn ystyried y cais yn ofalus.

Fel arfer, byddwn yn dileu gwybodaeth lle:

• Nid oes ei angen arnom mwyach.
• Rydym yn dibynnu ar ganiatâd ac rydych chi’n tynnu’r caniatâd hwnnw’n ôl.
• Nid oes unrhyw reswm cyfreithiol, diogelu, ariannol, archwilio, cwyno, yswiriant na gweithredol sy’n drech na’r rheswm dros ei gadw.

Efallai y byddwn yn gwrthod neu’n gwrthod dileu yn rhannol lle mae angen i ni gadw gwybodaeth am resymau fel:

• Diogelu plant, oedolion sydd mewn perygl, staff, gwirfoddolwyr, defnyddwyr gwasanaeth neu’r cyhoedd.
• Cofnodi cyfyngiadau, sancsiynau, digwyddiadau difrifol neu hanes gwasanaeth.
• Atal twyll, camddefnydd, camdriniaeth neu ymddygiad anniogel dro ar ôl tro.
• Ymateb i gwynion, hawliadau, anghydfodau neu ymholiadau rheoleiddio.
• Cyflawni rhwymedigaethau cyfreithiol, elusennol, ariannol, treth, cyflogaeth, iechyd a diogelwch neu yswiriant.
• Cadw cofnod atal lleiaf posibl fel nad ydym yn cysylltu â chi eto at ddibenion marchnata.

Lle bo modd, efallai y byddwn yn cyfyngu mynediad, yn anonymeiddio gwybodaeth, neu’n dileu rhannau o gofnod yn hytrach na chadw popeth.

23. Cwynion

Os ydych chi’n pryderu am sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni yn gyntaf fel y gallwn geisio datrys y mater.

Gallwch gysylltu â ni yn:

Ymddiriedolaeth y Plwyf
7 Llys Cylchfan
Ystâd Ddiwydiannol Tŷ Bedwas
Bedwas
Caerffili
CF83 8FS

Ffôn: 02921 880 212
E-bost: office@theparishtrust.org.uk

Mae gennych hefyd yr hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef rheoleiddiwr diogelu data’r DU.

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Tŷ Wycliffe
Lôn y Dŵr
Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113

24. Newidiadau i’r hysbysiad hwn

Byddwn yn adolygu’r hysbysiad hwn yn rheolaidd ac yn ei ddiweddaru pan fydd ein gwasanaethau, systemau, rhwymedigaethau cyfreithiol neu brosesu data yn newid.

Os byddwn yn gwneud newidiadau sylweddol, byddwn yn cymryd camau rhesymol i’w dwyn i sylw’r bobl yr effeithir arnynt, er enghraifft drwy ein gwefan, ap Hub, hysbysiadau e-bost, hysbysiadau porth, neu eiriad ffurflen wedi’i ddiweddaru.

25. Geiriad byr ar gyfer ffurflenni

Gellir defnyddio’r geiriad byr canlynol ar ffurflenni, tudalennau cofrestru a sgriniau apiau:

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth
Bydd Ymddiriedolaeth y Plwyf yn defnyddio’r wybodaeth a ddarparwch i brosesu eich cais, atgyfeiriad, cais, rhodd, archeb neu ymholiad; darparu ein gwasanaethau; cadw cofnodion priodol; cyfathrebu â chi; cadw pobl yn ddiogel; bodloni rhwymedigaethau cyfreithiol ac elusennol; a gwella ein gwaith. Efallai y byddwn yn rhannu gwybodaeth gyda staff awdurdodedig, gwirfoddolwyr, partneriaid atgyfeirio, darparwyr gwasanaethau, asiantaethau diogelu neu awdurdodau cyhoeddus lle bo angen ac yn gyfreithlon. Byddwn yn trin eich gwybodaeth yn unol â’n Hysbysiad Preifatrwydd.

Ar gyfer ffurflenni defnyddwyr gwasanaeth ac atgyfeirio
Drwy barhau, rydych yn cadarnhau bod y wybodaeth a ddarperir yn gywir a’ch bod yn deall y bydd Ymddiriedolaeth y Plwyf yn ei defnyddio i asesu cymhwysedd, darparu cefnogaeth, cysylltu â’r defnyddiwr gwasanaeth, cadw cofnodion priodol, rheoli hanes gwasanaeth, ac ymdrin â materion diogelu, lles, archwilio neu gyfreithiol lle bo angen. Rhaid i bartneriaid atgyfeirio sicrhau bod y defnyddiwr gwasanaeth yn deall bod eu gwybodaeth yn cael ei rhannu gydag Ymddiriedolaeth y Plwyf a’i fod wedi cael mynediad at ein Hysbysiad Preifatrwydd neu fod y wybodaeth allweddol wedi’i hegluro iddynt.

Ar gyfer gwirfoddolwyr
Drwy wneud cais i wirfoddoli, rydych chi’n deall y bydd Ymddiriedolaeth y Plwyf yn defnyddio eich gwybodaeth i brosesu eich cais, asesu eich addasrwydd, rheoli gwiriadau diogelu, darparu hyfforddiant, rheoli rotas a phresenoldeb, cyfathrebu â chi, cadw cofnodion priodol, a chadw pobl yn ddiogel. Efallai y bydd rhai rolau’n gofyn am ddatganiadau diogelu, geirdaon neu wiriadau DBS.

Ar gyfer marchnata/cylchlythyrau
Hoffem eich diweddaru am ein gwaith, newyddion, digwyddiadau, codi arian a ffyrdd o gefnogi Ymddiriedolaeth y Plwyf. Dim ond lle caniateir i ni wneud hynny y byddwn yn anfon cyfathrebiadau marchnata. Gallwch ddad-danysgrifio neu newid eich dewisiadau ar unrhyw adeg.

26. Statws cyhoeddi

Mae’r hysbysiad hwn wedi’i baratoi fel y prif Hysbysiad Preifatrwydd cyhoeddus ar gyfer Ymddiriedolaeth y Plwyf.

Nid yw Ymddiriedolaeth y Plwyf wedi penodi Swyddog Diogelu Data statudol. Dylid marcio ymholiadau diogelu data at sylw’r Prif Swyddog Gweithredol.

Gall Ymddiriedolaeth y Plwyf ddefnyddio darparwyr trydydd parti i gefnogi ei gwefan, ap Hwb, Hwb Cymorth, Hwb Gwirfoddolwyr, e-bost, negeseuon testun, hysbysiadau gwthio, rhoddion, taliadau, cyfrifyddu, archebion, siop, diogelwch, dadansoddeg, ffurflenni, cronfeydd data, copïau wrth gefn a chymorth technegol. Mae’r darparwyr hyn yn gweithredu fel proseswyr lle maent yn trin gwybodaeth bersonol ar ein rhan.

Ar hyn o bryd mae Ymddiriedolaeth y Plwyf yn defnyddio gwasanaethau SMS, gan gynnwys Twilio a BulkSMS, lle mae angen negeseuon testun ar gyfer gwasanaeth, cyfathrebu gweithredol, diogelwch neu gyfathrebiadau cyfreithlon eraill.

Mae Ymddiriedolaeth y Plwyf yn bwriadu i’r hysbysiad hwn gael ei gysylltu o dudalennau gwefan perthnasol, gosodiadau’r Hwb, tudalennau hawliau data, ffurflenni a phyrth.